¶ شرح سوال
مبحث چک در حسابداری دارای زوایای پیدا و پنهان زیادی است که بعضا برای حسابدار ممکن است گیج کننده و مبهم به نظر برسد. در این مستند سعی میشود برخی سوالات مهم و پرکاربرد حول موضوع مدیریت چکها در چاپیار، توضیح داده شود.
در ابتدا ذکر این نکته ضروری است که برای مشاهده و مدیریت و تغییر وضعیت چکها باید از فرم مدیریت چک که از مسیر عملیات حسابداری ⇤ مدیریت چک در دسترس است استفاده نمایید. برای مشاهده مستند کامل ویژگیهای این فرم به لینک مدیریت چکهای ثبت شده در نرمافزار مراجعه نمایید.
¶ در پی هر عملیات چک، چه اسناد حسابداری در نرم افزار ثبت میشود؟
هر عملباتی که روی چکها اعمال میشود، یکسری تغییراتی در برخی بخشها ایجاد خواهد کرد.
در ادامه تغییرات ناشی از تغییر وضعیت چک، که در بخشهای مختلف ایجاد میشود را بررسی میکنیم:
¶ 1- ثبت چک
الف) ثبت چک دریافتی، برای فرد پرداخت کننده یک سند بستانکاری در صورتحساب وی ثبت میشود و از بدهی او کم خواهد شد.
ب) برای چکهای پرداختی، برای طرف حساب یک سند بدهکاری ثبت شده و در صورتحساب وی تاثیر خواهد داشت.
در نظر داشته باشید تا زمانی که چک(دریافتی/پرداختی) در وضعیتی غیر از "وصول شده" باشد، هیچ سندی برای طرف دیگر چک که صندوق/بانک است، ثبت نخواهد شد.
¶ 2- اعلام وصول
الف) چک پرداختی: با اعلام وصول چک پرداختی، مبلغ چک از حساب کم میشود.
ب) اعلام وصول چک دریافتی، باعث میشود با توجه به وضعیت چک که انتقال به صندوق است یا خوابیده به بانک، سند بدهکاری در صورتحساب مقصد درج شود.
شرط درج ورود یا خروج مبلغ چک به حساب/صندوق، فقط "اعلام وصول" چک است.
¶ 3- خرج چک
خرج چک فقط برای چکهای دریافتی ممکن است و در پی آن، برای طرف دریافت کنندهی چک سند حسابداری ثبت خواهد شد ولی تغییر دیگری در صورتحسابهای دیگر ایجاد نمیشود.
¶ 4- خواباندن به حساب/انتقال به صندوق
این عمل فقط برای چکهای دریافتی ممکن است و طی آن هیچ سند حسابداری ثبت نخواهد شد و صرفا تغییر وضعیت چک را باعث میشود.
¶ 5- اعلام برگشت چک
اعلام برگشت فقط برای چکهای در وضعیت ثبت شده یا منتقل شده به صندوق امکان پذیر است.
الف) برای چکهای پرداختی، یک سند معکوس (بستانکاری) برای طرف حساب ثبت شده و مانده وی تغییر میکند.
ب) برای چکهای دریافتی، یک سند معکوس(بدهکاری) برای فرد ثبت شده و در مانده صورتحساب او تاثیر دارد. تصویر زیر تراکنشهای ناشی از ثبت و برگشت چک دریافتی را نشان میدهد:
¶ 6- اصلاحیه آخرین عملیات
این گزینه، وضعیت چک را به حالت قبل آن برمیگرداند. در صورتی که در آخرین تغییر وضعیت، اسناد حسابداری بدون تغییر بوده باشند، اصلاح آخرین عملیات فقط باعث تغییر وضعیت چک در مدیریت چکها خواهد شد.
در صورتی که آخرین تغییر وضعیت باعث درج یا تغییر سند حسابداری شده باشد (مثلا اعلام وصول که منجر به ثبت سند در صورتحساب بانک/صندوق میشود یا خرج چک که منجر به ثبت سند برای یک فرد جدیدی میشود و ...)، نرم افزار یک سند، معکوس آن سند قبلی در صورتحساب مربوطه درج کرده و وضعیت چک به حالت قبل برمیگردد.
¶ حذف چک چه تاثیری در صورتحسابها دارد؟
با حذف چک، باید تمامی اسناد حسابداری که به واسطه آن چک ایجاد شدهاند، حذف شوند.
این اسناد شامل اسناد ثبت شده در صورتحساب صندوقها و بانکها و فرد هستند و حتی اسنادی که با "اصلاح آخرین عملیات" روی چک، ایجاد شدهاند هم جزو اینها است.
¶ ثبت و تغییر وضعیت چک افتتاحیه
چک افتتاحیه حالت خاصی از چک است که هیچ سند حسابداری برای طرف حساب آن اعمال نمیشود و میتوان برای درج موجودی اولیه حسابها و ... استفاده نمود. برای مشاهده روند ثبت چک افتتاحیه به مستند ثبت چکهای افتتاحیه مراجعه فرمایید.
¶ ثبت چک افتتاحیه
با ثبت چک افتتاحیه، هیچ سند حسابداری برای صورتحسابهای افراد یا بانکها تخصیص نمیگیرد.
¶ تغییر وضعیت
تنها دو وضعیت برای این چکها قابل انتخاب است. یکی "ثبت شده" که بعد از ثبت اولیه چک در این وضعیت هست. در این حالت، همانطور که گفته شد، صرف نظر از دریافتی یا پرداختی بودن چک، هیچ سند حسابداری در صورتحساب فرد یا بانک/صندوق ثبت نمیشود.
وضعیت دیگر قابل انتخاب برای این چکها، "اعلام وصول" ست که پس از تغییر به این وضعیت، یک سند برای حساب/صندوق درگیر در چک، ثبت میشود و مبلغ در موجودی آنها اعمال میگردد.