ثبت سریع فروش
آموزش گام به گام ثبت سفارش فروش با فرم ثبت سریع فروش
ثبت سریع فروش
یکی از پر کاربرد ترین فرم‌های نرم افزار همین ثبت سریع فروش هست . جایی که فاکتورهای فروش روزانه دفتر در اون ثبت میشه .
به طور کلی ثبت سریع فروش دارای سه بخش اطلاعات کلی ، کالا و خدمت و تحویل گیرنده و ثبت هست .
به ترتیب به معرفی فیلدهای هر کدوم از این بخش‌ها میپردازیم .
توی هر کدوم از این سه بخش یک سری فیلد الزامی مشخص شده است که منظور از این این فیلدها ، فیلدهایی هست که حتما برای ثبت یک سفارش باید پر شوند .
اطلاعات کلی
فیلدهای الزامی این بخش نام فرد و عنوان سفارش است .
1 - فیلد شماره فاکتور
عدد شماره فاکتور رو نرم افزار به صورت خودکار بر اساس بالاترین شماره فاکتور ثبت شده قبلی انتخاب میکند .
امکان تغییر دستی شماره فاکتور هم فراهم شده است .
در صورت اینکه شماره فاکتور تکراری وارد کنید ، نرم افزار زمان ثبت سفارش به شما هشدار میدهد که از قبل فاکتوری با این شماره فاکتور وجود دارد ، اما امکان ثبت سفارش با شماره فاکتور تکراری هم وجود دارد .
2 - فیلد تاریخ سفارش
تاریخی که سفارش انجام شده هست رو توی این فیلد باید وارد کنید . امکان داره یک سفارش برای هفته قبل باشه ولی شما امروز دارید داخل نرم افزار ثبت میکنید . اینجا باید تاریخ سفارش رو همون تاریخ هفته قبل انتخاب کنید .
وقتی تاریخ سفارش رو تغییر میدید ، سند حسابداری و سند انبارداری هم به همان تاریخی که مشخص شده برای سفارش ثبت میشود .
3 - فیلد نام فرد این فیلد الزامی است
توی این فیلد نام مشتری فاکتور رو باید مشخص کنید. بعد از انتخاب فرد ، مانده حساب فرد انتخابی پایین فیلد نمایش داده میشود .
برای تعریف مشتریان جدید نیز میتونید از مستند زیر استفاده کنید :
4 - تیک پیش فاکتور
در صورتی که میخواید پیش فاکتور ثبت کنید این تیک رو انتخاب کنید.
با ثبت پیش فاکتور هیچ سند حسابداری و خروج از انباری تا زمانی که تبدیل به فاکتور شود ثبت نمیشود.
5 - فیلد نحوه پذیرش
نحوه دریافت فاکتور رو توی این فیلد میتونید وارد کنید . برای تعریف نحوه پذیرش‌های جدید هم میتونید از علامت ذره‌بین کنار فیلد استفاده کنید.
6 - فیلد عنوان سفارش این فیلد الزامی است
یک عنوان دلخواه برای سفارش توی این فیلد میتونید وارد کنید.
این فیلد به صورت پیش فرض اجباری هست و زمان ثبت سفارش حتما باید یک عنوان برای سفارش در نظر بگیرید. در صورتی که میخواید الزامی بودن این گزینه رو بردارید به تنظیمات ⇤ تنظیمات برنامه برید و در اونجا در زیر مجموعه پیش فرض‌های قسمت‌های مختلف برنامه ⇤ سفارشات ، تیک "پرکردن موضوع سفارش اجباری" است رو بردارید.
7 - فیلد نام نمایشی
در صورتی که میخواید توی فاکتور به جای نام فرد وارد شده ، نام دیگه‌ای نمایش داده شود از این فیلد استفاده کنید.
اگر فرد یک شخص حقوقی باشد در صورت انتخاب دکمه کنار فیلد نام نمایشی ، نام سازمانی که فرد عضو اون هست به صورت خودکار توی فیلد نام نمایشی قرار میگیرد .
6 - فیلد توضیحات
در صورت نیاز به توضیحات بیشتر توی این فاکتور ، توضیحات رو توی این فیلد وارد میکنید .
امکان نمایش این توضیحات توی فاکتور هم وجود دارد .
بعد از وارد کردن این فیلدها نوبت به پر کردن فیلدهای بخش کالا و خدمت هست .
کالا و خدمت
اصلی ترین بخش ثبت سریع فروش همین بخش کالا و خدمت هست . به ترتیب به توضیح فیلدهای این بخش میپردازیم .
فیلدهای الزامی این بخش کالا ، ابعاد و تعداد و قیمت واحد است .
9 - فیلد رسته و گروه
این فیلد با فیلد بعدی در ارتباط است . اگر میخواهید از بین کالاهای یک رسته و گروه خاص کالا انتخاب کنید ، تیک مشاهده همه رو بردارید و رسته و گروه دلخواه خودتون رو انتخاب کنید .
10 - فیلد کالا این فیلد الزامی است
کالایی که به مشتری فروش انجام دادید رو توی این فیلد باید وارد کنید . شما قبلا باید کالاها رو داخل نرم افزار از قبل تعریف کرده باشید. برای یادگیری تعریف کالا میتونید از مستند‌های آموزشی زیر استفاده کنید
11 - فیلد انبار
انباری که قرار هست کالا از اون فروش بره رو مشخص میکنه .
شما باید از قبل انبارها رو داخل نرم افزار تعریف کرده باشید . برای تعریف انبار میتونید از مستند آموزشی زیر استفاده کنید :
12 - موجودی
موجودی کالا رو در انبار انتخابی نمایش میدهد.
اگر واحدبندی کالا مقدری باشه ، به جای متراژ مربع خط تیره و اگه واحد بندی کالا متراژی باشه ، به جای تعداد خط تیره نمایش داده میشود .
13 - فیلد عنوان آیتم
یک عنوان دلخواه برای این کالا میتونید وارد کنید . امکان نمایش این عنوان در فاکتور هم وجود دارد .
14 - فیلد توسط دستگاه
میتونید دستگاهی که قرار هست ، کالا رو آماده کند توی این فیلد مشخص کنید .
برای تعریف دستگاه جدید داخل نرم افزار باید به مسیر اطلاعات پایه ⇤ مدیریت دستگاه‌ها مراجعه کنید.
15 - واسط
این تیک برای مشتریانی که افزونه واسطه گری و مدیریت پروژه رو دارند فعال است.
وقتی سفارشی از مشتری میگیرید که خودتون اون سفارش رو انجام نمیدید و به مجموعه یا فرد دیگه‌ای برای انجام اون سفارش کار رو ارسال میکنید ، از این افزونه استفاده میشود.
16 - ابعاد و تعداد
عرض و ارتقاع کالا به همراه تعداد رو توی فیلدهای این بخش باید وارد کنید .
17 - محاسبه قیمت بر اساس
نحوه محاسبه قیمت کالای انتخابی رو نمایش میدهد.
18 - فیلد قیمت واحد این فیلد الزامی است
قیمت واحد رو بر اساس نحوه محاسبه قیمت کالا که توی بخش 17 نمایش داده شده است باید وارد کنید. مثلا توی عکس بالا ، کالای 'بنر درجه یک' قیمت متری 200.000 ریال وارد شده است .
اگر یک کالا با قیمت دهی پلکانی یا بازه‌ای انتخاب کنید ، کنار فیلد قیمت واحد یک آیکون بنفش رنگ هم نمایش داده میشود که مشخص کننده قیمت دهی پلکانی یا بازه‌ای بودن کالا هست.
قیمت دهی پلکانی و بازه‌ای ، فقط برای مشتریانی که افزونه قیمت دهی پیشرفته رو داشته باشند کاربرد دارد.
19 - افزوده خصوصیات واحد
این فیلد فقط برای مشتریانی که افزونه قیمت دهی پیشرفته رو دارند کاربرد دارد
اگر یک کالا انتخاب کنید که خصوصیت داشته باشد ، جلوش یک آیکون بنفش رنگ نمایش داده میشود که با انتخاب اون آیکون میتونید خصوصیات کالا رو انتخاب کنید.
مجموع قیمت خصوصیات اضافه به واحد انتخاب شده ، توی این فیلد نمایش داده میشود.
20 - فیلد افزوده خصوصیات کل
این فیلد فقط برای مشتریانی که افزونه قیمت دهی پیشرفته رو دارند کاربرد دارد
مجموع قیمت خصوصیات انتخابی که به قیمت کل اضافه میشوند توی این فیلد نمایش داده میشود.
21 - فیلد لت
این فیلد فقط برای مشتریانی که افزونه قیمت دهی پیشرفته رو دارند کاربرد دارد
اگر کالایی که نحوه محاسبه قیمتش مبتنی بر لت باشه انتخاب شود ، تعداد لت استفاده شده برای این سفارش توی این فیلد مشخص میشود .
با انتخاب آیکون بنفش رنگ این فیلد نحوه چینش صفحه هم نمایش داده میشود.
22 - فایل
اگه میخواید به کالای مشتری فایلی هم ضمیمه کنید از این بخش باید استفاده کنید . امکان نمایش تصویر بندانگشتی فایل ضمیمه شده هم توی چاپ فاکتور وجود دارد.
23 - خدمات
اگر کالای مشتری خدمتی هم دارد توی بخش خدمات ، باید خدمت رو به سفارش اضافه کنید.
24 - طراحی
برای اضافه کردن طراحی به سفارش مشتری از این بخش باید استفاده کنید .
25 - فیلد تخفیف
در صورتی که برای قیمت کالا تخفیفی در نظر گرفته شده ، توی این فیلد هم امکان وارد کردن میزان ریالی و هم امکان درصد تخفیف وجود دارد.
26 - فیلد قیمت کل آیتم
قیمت محاسبه شده کالا به علاوه قیمت خدمات و طراحی اضافه شده به کالا توی این فیلد قرار میگیرد.
27 - فیلد قیمت کل و افزوده
این فیلد فقط برای مشتریانی که افزونه قیمت دهی پیشرفته رو دارند کاربرد دارد
قیمت محاسبه شده کالا همراه با قیمت خصوصیات اضافه شده ، به علاوه قیمت خدمات و طراحی اضافه شده به کالا توی این فیلد قرار میگیرد.
28 - مشخصات دیگر
مشخصات دیگری از کالا مثل توضیحات و تاریخ تحویل رو میتونید توی این بخش ثبت کنید.
29 - آیتم بعد
در صورتی که میخواید به این سفارش کالای جدیدی اضافه کنید این دکمه رو کلیک کنید.
در اصطلاح برای ثبت سفارشاتی که چند قلم کالا دارند از این دکمه استفاده میشود . وقتی این دکمه رو انتخاب میکنید به عدد شمارشگر بخش 30 ( سبد آیتم‌های سفارش) یک عدد اضافه میشود.
30 - سبد آیتم‌های سفارش
با انتخاب این گزینه یک پنجره باز شده و آیتم‌هایی که به سفارش اضافه کرده باشید رو بهتون نمایش میده. در صورت نیاز هر کدم از آیتم‌ها رو میتونید مجدد ویرایش هم کنید.
تحویل گیرنده و ثبت
31 - فیلد نحوه تحویل
نحوه تحویل سفارش رو از بین یکی از گزینه‌های موجود میشه انتخاب کرد. در صورتی که میخواید نحوه تحویل جدیدی اضافه کنید از دکمه ذره بین کنار فیلد استفاده کنید.
32 - خدمات کلی
در صورتی که کل سفارش هم شامل خدمتی میشود ، در این بخش میشه به سفارش خدمت اضافه کرد .
فرق این خدمت با خدمتی که توی بخش 23 (خدمات) معرفی شد این هست که اون خدمتی که توی بخش 23 وارد میشود مخصوص همون کالا هست ولی خدماتی که توی این بخش در نظر میگیرید برای کل سفارش هست .
33 - مشخصات تحویل گیرنده
اطلاعات فردی که قرار هست سفارش رو تحویل بگیره توی این بخش میشه وارد کرد.
34 - تخفیف
اگه برای مبلغ کل سفارش میخواید تخفیفی وارد کنید از این فیلد میتونید استفاده کنید .
35 - کسر خرد
میزان مبلغی که از مبلغ کل سفارش برای رند کردن قیمت نهایی سفارش کسر شده است توی این فیلد نمایش داده میشود.
36 - خرد کردن تا
توی این فیلد میتونید مشخص کنید که کسر خرد تا چه مبلغی میتواند انجام شود.
37 - قیمت نهایی
قیمت نهایی سفارش با جمع تمامی موارد توی این فیلد نمایش میدهد.
38 - چاپ فاکتور
در صورتی که میخواید بعد از ثبت سفارش پیش نمایش چاپ فاکتور نمایش داده بشه این تیک رو انتخاب میکنید.
39 - چاپ فرم گردش کار
در صورتی که میخواید بعد از ثبت سفارش پیش نمایش چاپ فرم گردش کار نمایش داده بشه این تیک رو انتخاب میکنید.
40 - تایید
در نهایت برای ثبت سفارش این دکمه رو انتخاب کنید .