جستجوی پیشرفته و کاربردهای آن

جستجوی پیشرفته، امکان بسیار کاربردی برای دسته بندی آیتم های سفارشات با اعمال فیلترهای گوناگون بر روی آنها است و می توان آیتم ها را به روشهای کاربردی دسته بندی و مشاهده کرد.
فرم جستجوی پیشرفته شامل دو بخش اصلی است: تنظیمات جستجو (شامل فیلترهای اعمال شونده در جستجو) و تب های نتیجه جستجو (نتایج جستجو در تب های مختلف نمایش می شود)
قبل از هر چیز، باید وضعیت دسترسی کاربر به این بخش از نرم افزار بررسی گردد.

ایجاد دسترسی کاربر

اولین قدم برای استفاده از این امکان، ایجاد دسترسی به این بخش برای کاربران است.

به مسیر افراد ⇤ گروه های دسترسی می رویم.

1و2- ویرایش گروه دسترسی

گروه مورد نظر را انتخاب و ویرایش می کنیم.

3و4- دسترسی جستجوی پیشرفته

زیرمجموعه سفارشات ⇤ جستجوی پیشرفته را انتخاب می کنیم.

5- مجوز استفاده

در فرم سمت چپ، گزینه اجازه استفاده از این قسمت و چاپ فعال شود.


پس از ایجاد دسترسی از مسیر سفارشات ⇤ جستجوی پیشرفته را باز می کنیم.

تنظیمات جستجو (فیلترها)

اولین و مهمترین بخش فرم جستجوی پیشرفته، فیلدهای واقع در تب تنظیمات جستجو می باشد که شناخت کامل این فیلدها، به نمایش دقیق موارد مورد نیاز کاربر کمک شایانی خواهد کرد. در ادامه این فیلدها را بررسی می کنیم.

1- انتخاب الگو

این فیلد برای انتخاب الگویی است که قبلا در فرم جستجوی پیشرفته ذخیره شده و با انتخاب الگوی مربوطه، فیلدهای جستجو بصورت اتوماتیک تکمیل می شود.

برای مشاهده مستند مربوط به انواع الگوها به لینک کاربردهای-الگو-در-فرمهای-مختلف مراجعه فرمایید.

2- نوع، وضعیت و مرحله

فیلد نوع:
نوع سفارش را مشخص می کند که گزینه های فروش، خرید، برگشت از فروش و برگشت از خرید را شامل می شود.

فیلد وضعیت:
وضعیت سفارش را نشان میدهد که چهار وضعیت ثبت شده، در حال انجام، حذف شده و تمام شده را شامل می شود.

فیلد مرحله:
مرحله انجام آیتم را نشان می‌دهد و همچنین امکان انتخاب چندتایی گزینه‌های این فیلتر وجود دارد.

3- فیلدهای تاریخ و مالیات

تاریخ ثبت:
این فیلدها، تاریخ ثبت سفارش که سیستم بطور اتوماتیک در نظر گرفته را نمایش می دهد و می‌توان دوره خاصی را تعریف کرد. گزینه در نظر نگرفتن، باعث غیر فعال شدن این فیلتر می شود.

تاریخ ثبت در فاکتور:
این فیلتر بر اساس تاریخ سفارش که توسط کاربر حین سفارش گذاری قابل تغییر است، اعمال می شود. گزینه در نظر نگرفتن، باعث غیر فعال شده این فیلتر می شود.

تاریخ تحویل:
این فیلتر مربوط به تاریخ تحویل آیتم است که در منوی مشخصات بیشتر در فرم ثبت سفارش برای هر آیتم قابل تعیین است، اعمال می شود. گزینه در نظر نگرفتن، باعث غیر فعال شده این فیلتر می شود.

عوارض شهرداری دارد:
با فعال کردن این فیلتر، آیتم‌هایی که برای آن عوارض شهرداری ثبت شده، نمایش داده می شود.

مالیات بر ارزش افزوده دارد:
با فعال کردن این فیلتر، آیتم‌هایی که برای آن عوارض شهرداری ثبت شده، نمایش داده می شود.

4- نام فرد، نحوه سفارش و تحویل، متن جستجو و کلیدواژه

نام فرد:
برای فیلتر کردن سفارشات یک فرد خاص از این فیلد استفاده می شود.

نحوه پذیرش:
این ویژگی که در فرم ثبت سفارشات ثبت می شود، قابل فیلتر شدن است. این فیلد مقادیری مانند حضوری، اینترنتی، تلفنی و ... می تواند داشته باشد.

نحوه تحویل:
این ویژگی نیز در فرم ثبت سفارشات تعیین می شود و مقادیر تعریف شده توسط کاربر مثل حضوری، پستی، ارسال با پیک و ... قابل انتخاب است.

حاوی کلیدواژه:
تگ هایی که بعنوان کلید واژه در هنگام ثبت سفارش فقط در فرم سفارش فروش اعمال می شوند را می توان در این فیلد وارد کرده و فیلتر بر اساس ان انجام گیرد.

متن جستجو:
متن جستجو در تمام متنهای بخشهای مختلف سفارش مثل عنوان سفارش و آیتم، عناوین فرد و سازمان و ... جستجو می شود.

5- رسته و گروه، کالا و خدمت، واسط و طراح

رسته و گروه:
رسته و گروه آیتم ها را می توان انتخاب و جستجو را بر اساس آن فیلتر کرد.نکته مهم اینجاست که رسته به تنهایی قابل انتخاب است ولی گروه را نمی توان بدون انتخاب رسته، تعیین کرد. گزینه مشاهده همه، باعث غیر فعال شدن این دو فیلتر خواهد شد.

کالا:
یک یا چندین کالا در این فیلد قابل انتخاب است. با تعیین آیتم، فقط همین آیتم ها نمایش داده می شود.

حاوی خدمت:
این فیلد می توان خدمت مورد نظر را انتخاب کرد و آیتم هایی که برای آنها در سفارشی، این خدمات تعیین شده را، نمایش می دهد.

دستگاه:
نام دستگاه قابل انتخاب است و آیتم‌هایی که از این دستگاه استفاده کرده‌اند نمایش می شود.

طراح مرتبط:
آیتم هایی که طراح انتخابی را شامل شوند، نمایش داده می شوند. این گزینه برای گرفتن آمار کاربران طراح مناسب است.

واسطه:
نام واسطه‌های آیتم را فیلتر کرده و آیتمهای دارای همان واسطه را نشان می دهد.

خصوصیت:
تمام خصوصیت‌های تعریف شده قابل انتخاب هستند و اگر برای آیتمی خصوصیت ثبت شده باشد، آیتم‌های مربوط به آن خصوصیت را نشان می‌دهد.

6- بیشتر

با انتخاب این دکمه فیلترهای بیشتری نمایش داده می شود.

7- مشخصات سفارش، عرض و ارتفاع، متراژ و تعداد

شماره سفارش:
می توان محدوده شماره سفارش را از این فیلدها مشخص نمود.

عرض و ارتفاع:
محدوده عرض و ارتفاع را می توان مشخص کرد. همچنین معیار اندازه وارد شده که متر یا سانتی متر باشد هم قابل تعیین است.

متراژ مربع:
محدوده متراژ آیتم بر حسب متر مربع قابل تعیین است.

تعداد:
آیتم هایی که در سفارشات با تعداد در محدوده مشخص شده ثبت شده اند را نمایش می دهد.

شماره فرم:
شماره فرم آیتم که در فرم ثبت سفارش برای آیتم ثبت می شود، فیلتر می شود.

طراحی دارد:
آیتم‌هایی که طراحی برای آن ثبت شده را نمایش می دهد.


پیش فاکتور
این فیلد سه گزینه قابل انتخاب است:
هم پیش فاکتور هم فاکتور، فقط پیش فاکتورها و فقط فاکتورها که با توجه به گزینه، آیتم‌های مرتبط را نمایش می دهد.


حذف شده
این فیلد هم شامل سه فیلتر مختلف است:
همه رکوردها، فقط حذف شده‌ها و فقط حذف نشده‌ها

8- کاربر، تغییر وضعیت و مرحله

کاربر:
با انتخاب کاربر فیلد تغییر وضعیت فعال می شود.

تغییر وضعیت:
شامل چهار وضعیت ثبت شده، در حال انجام، حذف شده و تمام شده. با انتخاب وضعیت در حال انجام فیلد تغییر مرحله فعال خواهد شد.

تغییر مرحله:
در این فیلد مراحل مختلف را نمایش می دهد که با انتخاب هر مرحله، فیلتر به شکلی عمل می کند که آیتمهایی نمایش شوند که کاربر انتخابی، آنها را به مرحله انتخابی تغییر مرحله می دهد. مثلا برای یک کاربر اگر مرحله در حال طراحی انتخاب شود، آیتمهایی نمایش داده می شود که کاربر به مرحله در حال طراحی جابجا کرده است.

با انتخاب گزینه نامعین برای تمامی فیلدها بجز فیلد وضعیت، نتایج حاصله، تمامی موارد ممکن را شامل می شود. مثلا اگر مرحله انتخاب نشود، تمام مرحله‌های ممکن در فیلتر اعمال می شود و نمایش داده می شود ولی برای فیلد وضعیت در صورت انتخاب نامعین، سفارشاتی که وضعیت حذف شده دارند نمایش داده نخواهد شد.

09- جستجو

با زدن دکمه جستجو، فرآیند انجام می شود و نتایج داده های فیلتر شده در تب‌های مختلف نمایش داده می‌شود.

10- ذخیره بعنوان الگو

یکی از ویژگی‌های بسیار کاربردی فرم جستجوی پیشرفته، ایجاد الگو برای فیلدهای تنظیمات جستجو است بدین ترتیب که با تکمیل فیلدهای مورد نیاز و ذخیره به‌عنوان الگو، هر موقع الگوی مورد نظر فراخوانی شود (از طریق فیلد 1- انتخاب الگو)، فیلدهای تکمیل شده خودبخود مقداردهی می شود و براحتی می توان جستجوهای تکراری را با صرف وقت کمتر انجام داد.

تب های نتایج جستجو

پس از انجام جستجو، نتایج با ویژگیهای مختلف در تب های مختلف دسته بندی می شود.

1- آیتم‌ها

این تب، تمام آیتمهایی که شامل فیلترها می شود نمایش می دهد. اطلاعات سفارش مربوطه، مشخصه های آیتم، تاریخ ثبت و ... در این تب نمایش داده می شود.

2- فایل ها

در این تب، فایلهای مربوط به آیتم‌ها به همراه مشخصات فایل و سفارش مربوطه نمایش داده می شود.

3- تغییرات مراحل

در این تب، مشخصات مربوط به مراحل و وضعیت آیتمها و همچنین تاریخچه این تغییرات قابل مشاهده می باشد.

ستون توضیحات تغییرات، با این چیدمان نمایش داده می شود: نام فرد/شناسه سفارش/ نام کالا، وضعیت آیتم-->نام جریان-->نام مرحله

4- خدمات

این تب، آمار خدمات انجام شده برای آیتمها را نشان میدهد. نام خدمت، قیمت خدمات، تاریخ و ... در این تب نمایش داده می شود. مجموع کل قیمت خدمات و تعداد خدمت ها هم در پایین جدول نمایش می شود.

5- خصوصیات

این تب، خصوصیات انتخابی برای هر آیتم را بصورت جامع نمایش می دهد. در این لیست، اطلاعاتی نظیر خصوصیت اختصاص یافته به آیتم و مقدار انتخابی آن، اطلاعات سفارش ثبت شده و اطلاعات کامل آیتم ثبت شده قابل مشاهده است.

6- آمار کلی

یکی از مهمترین تب های جستجوی پیشرفته است که آمار کلی قیمت، تعداد و تخفیفات آیتم ها را نمایش می دهد.

مجموع عرض - فروش(خرید): مجموع عرض در کالاهای فروش رفته(خریداری شده)
مجموع ارتفاع - فروش(خرید): مجموع ارتفاع در کالاهای به فروش رفته(خریداری شده)
تعداد کل - فروش(خرید): مجموع تعدادی کالاهای به فروش رفته(خریداری شده)
مجموع متراژ - فروش(خرید): مجموع متراژ (حاصل ضرب عرض در ارتفاع) در کالاهای به فروش رفته(خریداری شده)
مجموع هزینه طراحی: مجموع هزینه طراحی در سفارش های فروش (خدمات و کالاهای رسته "طراحی" به حساب نمی آیند)
مجموع فروش آیتم‌ها: مجموع قیمت فقط برای کالاهای به فروش رفته (خدمات و طراحی حساب نمی‌شوند)
مجموع خرید آیتم‌ها: مجموع قیمت برای کالاهای خریداری شده
مجموع فروش(خرید)فاکتور: مجموع قیمت فاکتورهای فروش(خرید)(با احتساب عوارض و مالیات) - این فیلد دقیقا همان ارقامی که در انتهای هر فاکتور به عنوان "جمع کل فاکتور" درج میشه، محاسبه می‌کند.
تعداد سفارش فروش(خرید): تعداد فاکتورهای سفارش فروش(خرید)
مجموع مالیات بر ارزش افزوده - فروش(خرید): مجموع مالیات اعمال شده بر روی فاکتورهای فروش(خرید)
مجموع عوارض شهرداری - فروش(خرید): مجموع عوارض اعمال شده بر روی فاکتورهای فروش(خرید)
تعداد مراجعه کنندگان: تعداد مشتریان منحصر به فرد در سفارش ها
مجموع تخفیف در فروش(خرید): کل تخفیفات اعمال شده بر روی فاکتورهای فروش(خرید)
مجموع کسر رند در فروش(خرید): کل مبلغ کسر شده بر اثر رندشدن قیمت در فاکتورهای فروش(خرید)
مجموع هزینه خدمات: مجموع هزینه خدمات در فاکتورهای فروش (فقط خدمات آیتم‌ها -خدمات کلی سفارش را شامل نمی‌شود)

برای مشاهده ویژگی "مشاهده آمار فروش" از این مستند آموزشی استفاده کنید. چگونه آمار فروش مجموعه را مشاهده کنیم؟

7- آمار مرتبط با افراد

در این تب می توان افراد و تعداد سفارشاتی که ثبت کرده‌اند و همچنین مجموع کل مبلغ سفارشاتی که برای آنها ثبت شده را مشاهده نمود.

8- آمار مرتبط با کالا

این تب، برای هر کالا، مجموع فروش و همچنین تعداد و متراژ و عرض و ارتفاع آنرا بصورت تجمیعی نمایش می‌دهد.

9- آمار مرتبط با طراح

این تب مجموع ارزش کارکرد هر طراح را نمایش می‌دهد.

نکات مهم

1- در تب های جستجوی پیشرفته، امکان اصلاح هیچ اطلاعاتی در متن نتایج وجود ندارد. به‌عنوان مثال، نمی‌توان تعداد آیتم خاصی را تغییر داد یا طراح یا خصوصیات مرتبط با سفارشی را عوض نمود.
2- ثبت فیلترهای متعدد جستجو باعث می‌شود فقط نتایجی جستجو شوند که شامل تمام این فیلترها باشد و نمی‌توان فیلترهای مشخص شده را اجتماع نمود که یا از این فیلتر استفاده شود یا از فیلتر دیگر. مثلا اگر در یک جستجو، گزینه "فروش" انتخاب و "مالیات دارد" هم فعال باشد، فقط سفارشات فروشی که در آنها مالیات فعال هست، نشان داده می‌شود.
3- در تمام تب های نتایج، امکان چاپ لیست بصورت دکمه پایین صفحه تعبیه شده و می توان از آن استفاده نمود.
4- امکان گرفتن خروجی اکسل برای تمام لیست ها با استفاده از منوی راست کلیک بر روی هر ردیف از جدول، امکان پذیر است.
.
5- همچنین امکان سفارشی کردن ستونهای جداول و افزودن ستونهای جدید هم می توانید با راست کلیک بر روی سربرگ ستونها و انتخاب گزینه انتخابگر ستون، این کار را انجام دهید.