آموزش بستن سال مالی بطور موقت
آموزش بستن سال مالی بطور موقت
هدف بستن سال مالی بطور موقت
برای استفاده از این ویژگی نسخه شما باید ورژن 5 به بالا باشد.
هدف از بستن موقت سال مالی این است که اگر هنوز فاکتورها یا پیش‌فاکتورهای تعیین‌تکلیف‌نشده، عملیات انبارگردانی یا دریافت‌ها و پرداخت‌های مربوط به سال مالی قبل را دارید، بتوانید در صورت نیاز سال مالی را دوباره باز کرده و اصلاحات لازم را انجام دهید، در این صورت سال مالی جدید باز میشود ولی سال مالی قبلی
میتوانید تا زمان مشخص تغییرات اسناد حسابداری و انبارداری رو هنوز اعمال کنید.
آنچه که برای بستن سال مالی بطور موقت بسیار مهم است
۱- پس از بستن موقت سال مالی، فقط دو ماه فرصت دارید تا سال مالی را به‌صورت دائم ببندید. پس از پایان این مهلت، حتماً باید وضعیت سال مالی موقت را تعیین تکلیف کنید.
۲- با بستن موقت سال مالی، مانده حساب مشتریان به سال مالی جدید منتقل نمی‌شود و تا زمان بستن دائم، در سال مالی قبلی باقی خواهد ماند.
۳- موجودی کالاها و انبارها نیز تا زمان بستن دائم سال مالی، به سال مالی جدید منتقل نخواهد شد.
۴- سفارش‌ها، فاکتورها و فایل‌های مربوط به آن‌ها در سال مالی جدید در دسترس نخواهند بود.
۵- شمارنده فاکتورها و سفارش‌ها در سال مالی جدید بازنشانی شده و از شماره ۱ آغاز خواهد شد.
۶- شماره اتوماتیک اسناد حسابداری در سال مالی جدید از ۱ شروع میشود؛ اما شماره سند حسابداری در ادامه شماره‌های سال مالی قبل خواهد بود.
۷- اگر پیش از بستن دائم سال مالی، سندی در سال مالی جدید ثبت کرده باشید، سند افتتاحیه با شماره‌ای برابر با آخرین شماره سند ثبت‌شده به‌علاوه ۱ درج خواهد شد.
۸- اطلاعات افراد و ویژگی‌های آن‌ها، کالاها و خدمات، قیمت‌دهی‌ها، سرفصل‌ها و سایر اطلاعات پایه نرم‌افزار، به‌جز گزارش‌ها و سفارش‌ها، به‌طور کامل به سال مالی جدید منتقل می‌شوند.
۹- چک‌هایی که دارای یکی از وضعیت‌های زیر باشند، به سال مالی جدید منتقل خواهند شد:
ثبت‌شده، ثبت موقت، برگشتی به صندوق، خرج‌شده، انتقال‌داده‌شده به صندوق، خوابانده‌شده به حساب و ثبت افتتاحیه
چک‌هایی با وضعیت‌های زیر به سال مالی جدید منتقل نخواهند شد:
وصول نزد صندوق، وصول نزد بانک، برگشت به طرف حساب، برگشت پرداختی و ثبت افتتاحیه در بین سال مالی
۱۰- افراد، کالاها و سایر مواردی که دارای دو مرحله «حذف موقت» و «حذف کامل» هستند، حتی در صورت حذف موقت نیز به سال مالی جدید منتقل نخواهند شد.
موارد زیر در صورت حذف‌شدن، به سال مالی جدید منتقل نمی‌شوند:
افراد، کاربران، کالاها و خدمات، خصوصیات، دستگاه‌ها، حساب‌ها و صندوق‌ها، سرفصل‌ها، انبارها، جریان‌ها و مراحل، چک‌ها و پروژه‌ها
۱۱- پیش از بستن سال مالی، به فرم «تداخل حسابداری» در بخش «عملیات حسابداری» مراجعه کرده و در صورت وجود سند دارای تداخل، آن را بررسی و برطرف کنید.
۱۲- در سال مالی موقت، فقط امکان ثبت اسناد حسابداری و انبارداری وجود دارد و در سایر فرم‌ها، مانند
مشتریان، کالاها و موارد مشابه، امکان ثبت، حذف یا ویرایش اطلاعات وجود نخواهد داشت.
۱۳- تاریخ سند افتتاحیه و اختتامیه تاثیری بر تاریخ بستن حساب‌ها ندارد . یعنی اگر امروز بستن سال مالی رو انجام دهید ، تمامی اسناد ثبت شده تا به امروز بسته می شود .
نکات مهم قبل از بستن سال مالی موقت
حتما برای بستن سال مالی از سیستم سرور اقدام نمایید .
حتما از آپدیت بودن نرم افزار به آخرین نسخه اطمینان حاصل کنید.
قبل از شروع بستن سال مالی مسیر پشتیبان گیری نرم افزار رو چک کنید که درست باشد. برای این منظور به مسیر تنظیمات ⇤ تنظیمات برنامه ⇤ پیش فرض‌های قسمت‌های مختلف برنامه ⇤ پشتیبان گیری مراجعه کنید و یک مسیری که دارای فضای کافی (حداقل 10 گیگ) باشد رو انتخاب کنید.
برای بستن سال مالی از کاربران دیگه بخواهید که نرم افزار رو بر روی سیستم‌های خودشون در زمان بستن سال مالی بسته نگه دارند.
مراحل بستن سال مالی موقت
بعد از چک کردن موارد گفته شده در بالا به مسیر عملیات حسابداری ⇤ سرفصل‌ها مراجعه کنید.
با انتخاب سال مالی فعال توی این صفحه دکمه بستن سال مالی در پایین فرم ظاهر میشود.
سال مالی فعال را انتخاب و گزینه بستن سال مالی را کلیک کنید.
باید دقت داشته باشید که بعد از بستن سال مالی موقت، فقط دوماه فرصت دارید تا فاکتورها، پیش فاکتورها و انبارداری را تعیین تکلیف کنید بعد از آن اسناد سال مالی قبل فقط در حد نمایش دسترسی دارید.
1- نام سال مالی جدید
نام سال مالی جدید که قرار هست افتتاح بشه رو توی این فیلد باید وارد کنید . خود نرم افزار هم به صورت پیش فرض بر اساس آخرین سال مالی فعالی که باز دارید ، یک سال اضافه کرده و به عنوان سال مالی جدید در نظر میگیرد.
2- بستن سال مالی بصورت موقت
برای بستن سال مالی بصورت موقت این تیک را فعال کنید.
3- سرفصل سود و زیان سال جاری
به صورت پیش فرض خود نرم افزار سرفصلی که مربوط به سود و زیان سال مالی فعال هست رو انتخاب میکند.
4- موجودی پایان دوره انبار
مجموع ارزش ریالی کالاهای باقی مانده داخل انبار در سرفصل "موجودی پایان دوره انبار" ذخیره شده است .
5- قیمت تمام شده فروش
مجموع ارزش کالاهای فروش رفته در سال مالی جدید با سرفصل مشخص شده محاسبه شده است.
توصیه میشود که سرفصل‌ها ذکر شده (از شماره 3 تا 5) را تغییر نداده و از همان سرفصل‌های پیش فرض نرم افزار برای بستن سال مالی استفاده کنید.
5- تاریخ سند اختتامیه
با این فیلد میتونید تاریخ سند اختتامیه رو مشخص کنید که در چه روزی ثبت شود.
6- تاریخ سند افتتاحیه سال بعد
توی این فیلد میتونید مشخص کنید که سند افتتاحیه‌ای که در سال بعد میخواد ثبت بشه در چه تاریخی باشد.
دقت داشته باشید که تاریخ سند افتتاحیه و اختتامیه تاثیری بر تاریخ بستن حساب‌ها ندارد . یعنی اگر امروز بستن سال مالی رو انجام دهید ، تمامی اسناد ثبت شده تا به امروز بسته می شود .
بعد از مشخص کردن فیلد‌های بالا دکمه تایید رو انتخاب کنید.
درصورتی‌که سرفصل‌های حذف‌شده‌ای دارای مانده حساب باشند، پیش از ادامه فرایند بستن موقت سال مالی باید آن‌ها را بررسی و تعیین تکلیف کنید.
پس از تأیید پیام، فرم‌های مدیریتی مربوطه نمایش داده می‌شوند.
در فرم بعد، با انتخاب هر سطر، فرم مدیریتی مربوط به آن باز میشود. روی سطر حذف‌شده کلیک راست کرده و گزینه «بازیابی» را انتخاب کنید.
پس از بررسی و اصلاح تمام موارد، در فرم قبلی روی گزینه «ادامه» کلیک کنید.
درصورتی‌که مسیر پشتیبان‌گیری صحیح نباشد، هشدار زیر نمایش داده میشود. پس از تأیید پیام، به تنظیمات برنامه مراجعه کرده و مسیر پشتیبان‌گیری را اصلاح کنید.
پس از مشخص‌کردن مسیر صحیح پشتیبان‌گیری، با انتخاب گزینه «تأیید»، فرایند بستن موقت سال مالی ادامه پیدا میکند. نرم‌افزار ابتدا از اطلاعات پشتیبان تهیه کرده و سپس سال مالی جدید را ایجاد میکند.
پس از پایان فرایند بستن موقت سال مالی، نرم‌افزار بسته شده و مجدداً اجرا میشود.
نرم‌افزار با سال مالی جدید باز میشود و برای ادامه، پایگاه داده باید به‌روزرسانی شود. در پیام نمایش‌داده‌شده، روی گزینه «بله» کلیک کنید.
با توجه به قدرت سیستم و حجم پایگاه داده، مراحل پشتیبان‌گیری و به‌روزرسانی پایگاه داده ممکن است تا ۳۰ دقیقه زمان ببرد.
پس از پایان به‌روزرسانی، میتوانید نرم‌افزار را اجرا کرده و فعالیت خود را در سال مالی جدید آغاز کنید.
فقط دقت شود با توجه به اینکه سال مالی موقت بسته شده هشداری در پایین صفحه نمایش داده میشود و تا زمان مشخص شده میتوانید سال مالی قبلی را باز نگه دارید.
برای آموزش بستن سالی بصورت دائم به اینجا مراجعه کنید.