آموزش بستن سال مالی بصورت دائم
آموزش فرآیند بستن سال مالی بصورت دائم
هدف بستن سال مالی
دلیل بستن سال مالی در حسابداری، محاسبه سود و زیان و داشتن عملکرد سنواتی شرکت می‌باشد. از دلایل دیگری که میشود به بستن سال مالی اشاره کرد جلوگیری از حجیم شدن اطلاعات و شروع مجدد شماره فاکتورها و اسناد از شماره 1 است.
آنچه باید قبل از بستن سال مالی بدانیم(مهم)
1- با بستن سال مالی، تمامی مانده اسناد حسابداری به سال مالی جدید منتقل خواهد شد. این مانده‌ها در قالب یک سند افتتاحیه، در سال مالی جدید ایجاد میشود.
2- موجودی کالاها و انبارها به سال مالی جدید منتقل خواهد شد. کاردکس و تراکنش قبلی این کالاها، در سال مالی جدید، در دسترس نیست.
3- سفارشات و فاکتورها و فایلهای آنها، در سال مالی جدید در دسترس نیستند.
4- شمارنده فاکتورها و سفارشات ریست شده و از 1 شروع خواهد شد.
5- شماره اتوماتیک اسناد حسابداری نیز از 1 شروع خواهد شد ولی شماره سند حسابداری دنباله شماره‌های قبلی خواهد بود.
6- افراد و ویژگیهای آنها، کالا و خدمات و قیمت دهی ها و سرفصلها و تمامی موارد نرم افزار به جز گزارشات و سفارشات، به طور کامل به سال مالی جدید منتقل میشود.
7- چکهایی که وضعیتهای زیر را دارند، به سال مالی جدید منتقل میشود:
چک های ثبت شده - چک های ثبت موقت - برگشتی به صندوق - خرج شده - انتقال داده شده به صندوق - خوابیده شده به حساب - ثبت افتتاحیه
و چکهای با وضعیتهای زیر، منتقل نخواهند شد:
وصول نزد صندوق - وصول نزد بانک - برگشت به طرف حساب - برگشت پرداختی - ثبت افتتاحیه در بین سال مالی
8- افراد، کالاها و هر مورد دیگری که دو مرحله "حذف موقت" و "حذف کامل" دارد، حتی در صورتی که بصورت موقت حذف شده باشد، به سال مالی جدید منتقل نخواهد شد. به طور کلی، موارد زیر در حالتی که حذف شده باشند، به سال مالی جدید منتقل نخواهند شد:
افراد - کاربران - کالا و خدمات - خصوصیات - دستگاه - حسابها و صندوقها - سرفصلها - انبار -جریان و مراحل - چکها و پروژه‌ها
9- به فرم تداخل حسابداری در بخش عملیات حسدابداری مراجعه کرده,اگر سندی دارای تداخل هست بررسی و رفع کنید.
10- تمامی اسناد تا تاریخ کنونی بسته خواهند شد.(حتی اگر تاریخ سند اختتامیه را قبل تر بزنید)
انواع حسابها
قبل از بستن سال مالی ابتدا باید انواع حسابها را شناسایی کنید. در حسابداری دوبل یا دو طرفه گروهی از حسابها دائم یا ترازنامه ای و گروهی از حسابها موقت یا سود و زیانی هستند.
- حسابهای_دائم یا ترازنامه ای : حسابهایی که مانده آنها مربوط به یک دوره مالی نیست و به دوره های مالی بعد منتقل می شود، حسابهای ترازنامه ای یا دائم می باشند. مانند حسابهای بانکی، بدهکاران تجاری، بستانکاران تجاری و …
- حسابهای_موقت یا سود و زیانی : حسابهایی که مانده آن مربوط به یک دوره مالی می باشد. مانده این حسابها در پایان یک دوره مالی صفر می شود و به دوره مالی بعد منتقل نمی شود. مانند حسابهای هزینه، در آمد ها، فروش و …
لیست کامل نوع حسابهای پیش فرض نرم افزار در جدول پایین آورده شده است :
نکات مهم قبل از بستن سال مالی
بررسی دوباره کلیه ترازهای مالی
بررسی صحت موجودی کالا
بررسی کلیه فاکتورها و انجام ویرایش در صورت لزوم
بررسی موجودی منفی کالاها در بخش
انبارداری ⇤ گزارش موجودی کالا
مرتب سازی اسناد قبل از بستن حسابها در بخش
گزارشات حسابداری ⇤ گزارش اسناد
حتما برای بستن سال مالی از سیستم سرور اقدام نمایید .
حتما از آپدیت بودن نرم افزار به آخرین نسخه اطمینان حاصل کنید.
قبل از شروع بستن سال مالی مسیر پشتیبان گیری نرم افزار رو چک کنید که درست باشد. برای این منظور به مسیر
تنظیمات ⇤ تنظیمات برنامه ⇤ پیش فرض‌های قسمت‌های مختلف برنامه ⇤ پشتیبان گیریمراجعه کنید و یک مسیری که دارای فضای کافی (حداقل 10 گیگ) باشد رو انتخاب کنید.
برای بستن سال مالی از کاربران دیگه بخواهید که نرم افزار رو بر روی سیستم‌های خودشون در زمان بستن سال مالی بسته نگه دارند.
مراحل بستن سال مالی
بعد از چک کردن موارد گفته شده در بالا به مسیر عملیات حسابداری ⇤ سرفصلها مراجعه کنید.
با انتخاب سال مالی فعال توی این صفحه دکمه بستن سال مالی در پایین فرم ظاهر میشود.
باید دقت داشته باشید که بعد از بستن سال مالی ، به اسناد سال مالی قبل فقط در حد نمایش دسترسی دارید و امکان اعمال هیچگونه ویرایشی در اسناد و سفارشات سال مالی بسته شده وجود ندارد.
1- نام سال مالی جدید
نام سال مالی جدید که قرار هست افتتاح بشه رو توی این فیلد باید وارد کنید . خود نرم افزار هم به صورت پیش فرض بر اساس آخرین سال مالی فعالی که باز دارید ، یک سال اضافه کرده و به عنوان سال مالی جدید در نظر میگیرد.
2- سرفصل سود و زیان سال جاری
به صورت پیش فرض خود نرم افزار سرفصلی که مربوط به سود و زیان سال مالی فعال هست رو انتخاب میکند.
3- موجودی پایان دوره انبار
مجموع ارزش ریالی کالاهای باقی مانده داخل انبار در سرفصل "موجودی پایان دوره انبار" ذخیره شده است .
4- قیمت تمام شده فروش
مجموع ارزش کالاهای فروش رفته در سال مالی جدید با سرفصل مشخص شده محاسبه شده است.
توصیه میشود که سرفصلها ذکر شده (از شماره 2 تا 4) را تغییر نداده و از همان سرفصلهای پیش فرض نرم افزار برای بستن سال مالی استفاده کنید.
5- تاریخ سند اختتامیه
با این فیلد میتونید تاریخ سند اختتامیه رو مشخص کنید که در چه روزی ثبت شود.
6- تاریخ سند افتتاحیه بعد
توی این فیلد میتونید مشخص کنید که سند افتتاحیه‌ای که در سال بعد میخواد ثبت بشه در چه تاریخی باشد.
دقت داشته باشید که تاریخ سند افتتاحیه و اختتامیه تاثیری بر تاریخ بستن حسابها ندارد . یعنی اگر امروز بستن سال مالی رو انجام دهید ، تمامی اسناد ثبت شده تا به امروز بسته می شود .
بعد از مشخص کردن فیلد‌های بالا دکمه تایید رو انتخاب کنید.
در صورتی که در انبار کالاهایی داشته باشید که موجودی آنها منفی باشد، در این مرحله هشداری مبنی بر وجود این کالاها برای شما به نمایش در می‌آید. در صورت تایید این هشدار، روند بستن سال مالی ادامه یافته و این کالاها در انبار با موجودی صفر در نظر گرفته می‌شوند.
در صورت تایید این هشدار، روند بستن سال مالی ادامه یافته و این کالاها در انبار با موجودی صفر در نظر گرفته می‌شوند.
در صورتی که پیش فاکتورهایی داشتته باشید که هنوز تبدیل به فاکتور نشده باشند ، نرم افزار یک سوال مبنی بر اطمینان بستن سال مالی از شما میپرسد.
در صورت تمایل به ادامه روند دکمه تایید رو انتخاب کنید.
تاییدیه بعدی که نرم افزار ازتون میگیره در رابطه با تعیین تکلیف سفارشات تسویه نشده است . در صورتی که میخواید سفارسات تسویه نشده به همین صورت بستن انجام بشه دکمه تایید رو انتخاب کنید.
در مرحله بعد نرم افزار شروع به بستن حسابهای موقت میکند. توی این مرحله باید در نظر داشته باشید در صورت تعریف سرفصلهای کل که به صورت دستی به نرم افزار اضافه شده باشند ، باید مشخص کنید که این سرفصلها با چه سرفصلی باید بسته شوند.
بعد از تایید هشدار بالا ، در پنجره جدید سطرهای سند بستن حسابهای موقت نمایش داده میشود .
برای سطرهایی هم که مشخص نشده با چه سرفصلی باید بسته بشند ، باید خودتون سرفصل که قرار هست بستن رو انجام بده مشخص کنید . به عنوان نمونه، در پایین سرفصل "تخفیفات نقدی فروش" رو ما با استفاده از سرفصل "سود و زیان" سالی مالی جاری بستن رو انجام میدیم.
دقت کنید که انتخاب سرفصل برای بستن حسابهای موقت به انتخاب شما است و با توجه به علم حسابداری که دارید باید انجام شود
بعد از تایید پنجره بالا ، بستن حسابهای موقت نرم افزار انجام میشود.
در این مرحله، سند اختتامیه سال مالی نشان داده خواهد شد. قبل از نمایش این سند، هشداری به این شکل نشان داده میشود که باید آنرا تایید نمایید:
سپس سند اختتامیه سال مالی نمایش داده میشود.
در صورتی که در سطرهای سند اختتامیه، سطری باشد که برای آن کد سرفصل وجود نداشته باشد، شما باید خودتان یک سرفصل برای آن انتخاب نمایید. انتخاب این سرفصل به خودتان بستگی دارد ولی معمولا سرفصل "تراز اختتامیه" برای این سطر انتخاب میشود.
در صورتی که میخواید سطرهای سند رو بررسی کنید و بعد از بررسی برای ثبت سند دکمه تایید رو انتخاب کنید.
توی مرحله بعد نرم افزار شروع به ساخت فایلهای دیتابیس سال مالی جدید میکند . این عملیات امکان دارد کمی زمان بر باشد.
بعد از ساختن فایلهای دیتابیس ، فرم بستن سال مالی به شکل زیر در می آید.
توی مرحله بعد پنجره ثبت سند افتتاحیه نمایش داده میشود . در سند افتتاحیه ، مانده حسابهای دائم سال مالی قبل به سال مالی جدید منتقل میشود .
بعد از مشاهده سند ، برای عبور از این مرحله دکمه تایید رو انتخاب کنید.
بعد از بستن عملیات سال مالی پیغام زیر نمایش داده میشود
با تایید پیغام بالا ، نرم افزار بسته شده با سال مالی مالی جدید ، مجدد باز میشود. بعد از ورود به نرم افزار اگر به نوار بالای نرم افزار دقت کنید ، سال مالی جدید رو مشاهده میکنید که فعال هست .
تغییر سال مالی سامانه پشت زمینه
بعد از بستن سال مالی مشتریانی که دارای ارسال پیام به صورت اتوماتیک از طریق پیامک،تلگرام،واتساپ استفاده می‌کنند باید در سامانه پشت زمینه سال مالی را تغییر دهند،برای انجام این کار مراحل زیر را انجام دهید.
روی سامانه پشت زمینه کلیک راست کنید،و گزینه باز کردن سامانه پیامکی را انتخاب کنید.
فیلد پایگاه داده ، آیکن شماره 3 را انتخاب کنید.
در صفحه باز شده ، فیلد نام پایگاه داده ، آیکن سبز رنگ رو انتخاب کنید
بعد از انتخاب این گزینه ، آیکون مشخص شده در عکس پایین را انتخاب کنید تا لیست سال‌های مالی نرم افزار باز شود.
بعد از باز شدن لیست سال‌های مالی نرم افزار ، سال مالی جدید را انتخاب کنید و دکمه تایید را بزنید.
بعد از تایید صفحه، نرم افزار پشت زمینه به صورت خودکار بسته و با سال مالی انتخابی، مجدد اجرا میشود.
همچنین اگه در سال مالی جدید به مسیر گزارشات حسابداری⇤ گزارش اسناد مراجعه کنید ، مشاهده میکنید که یک سند با شماره اتوماتیک 1 ثبت شده است که همان سند افتتاحیه است که مانده‌های حسابهای دائم رو از سال مالی قبل به سال مالی جدید منتقل کرده است .
سند دیگری هم که از سال مالی قبل به سال مالی جدید انتقال داده شده است ، سند افتتاحیه انبار است که موجودی کالاها رو در انبار از سال مالی قبل به سال مالی جدید انتقال داده است.
برای مشاهده این سند به مسیر انبارداری ⇤ اسناد انبارداری مراجعه کنید و سند انبارداری با شماره سند 1 رو مشاهده میکنید که مربوط به سند افتتاحیه انبار است.
جا به جایی بین سال‌های مالی
برای جا به جایی بین سال‌های مالی به مسیر تنظیمات ⇤ تنظیمات پایگاه داده مراجعه کنید .
در صفحه باز شده ، فیلد نام پایگاه داده ، آیکن سبز رنگ رو انتخاب کنید
بعد از انتخاب این گزینه ، آیکون مشخص شده در عکس پایین رو انتخاب کنید تا لیست سال‌های مالی نرم افزار باز شود.
بعد از باز شدن لیست سال‌های مالی نرم افزار ، سال مالی دلخواه رو انتخاب کنید و بعد دکمه تایید رو بزنید.
بعد از تایید صفحه، نرم افزار به صورت خودکار بسته و با سال مالی انتخابی، مجدد باز میشود.