استفاده از ویژگی مدیریت پروژه
مدیریت پروژه چه کاربردی دارد؟
استفاده از ویژگی مدیریت پروژه
این ویژگی فقط برای مشتریانی که افزونه واسطه گری و مدیریت پروژه داشته باشند، قابل استفاده است.
مواردی هستند که چند سفارش به یک پروژه یا مراسم یا مناسبت خاصی تعلق دارند و لازم است ما قادر باشیم در پایان پروژه، سود و زیان سفارشات و خدمات مرتبط با آن را مشاهده کنیم. مثلا برای یک نمایشگاه بهاره، تعداد زیادی سفارشات مختلف انجام می دهیم و می خواهیم سود و زیان حاصله از این پروژه را محاسبه کنیم. ویژگی مدیریت پروژه این امکان را فراهم می کند که سفارشات خرید و فروش و هزینه و درآمد مرتبط با این پروژه را دسته بندی کرده و در پایان سود و زیان حاصله را محاسبه می‌کند.
بررسی دسترسی کاربر به مدیریت پروژه
قبل از شروع کار باید ابتدا بررسی شود کاربر سیستم دسترسی به بخش مدیریت پروژه‌ها دارد یا خیر. برای این کار ابتدا به افراد ⇤ مدیریت گروه‌های دسترسی مراجعه می‌کنیم.
1و2- کاربر
گروه دسترسی مورد نظر را انتخاب و ویرایش می‌زنیم.
3و4- دسترسی مدیریت پروژه
از زیرمنوی حسابداری ⇤ مدیریت پروژه‌ها را انتخاب می‌کنیم.
5- اجازه دسترسی
اجازه‌های دسترسی سمت چپ را فعال می‌کنیم.
تعریف پروژه
مدیریت پروژه‌ها
از منوی عملیات حسابداری ⇤ مدیریت پروژه‌ها را انتخاب می‌کنیم.
جدید
برای تعریف پروژه، گزینه جدید انتخاب می‌شود.
3و4- نام و توضیحات پروژه
در این فرم نام و توضیحات مربوط به پروژه را وارد می‌کنیم و تایید می‌زنیم.
اختصاص پروژه به سفارش
برای تخصیص پروژه به سفارش از منوی سفارشات ⇤ مدیریت سفارشات استفاده می‌کنیم.
1و2- تخصیص پروژه
سفارش (خرید یا فروش) مورد نظر را انتخاب و راست کلیک کرده و در منوی آن، گزینه تخصیص پروژه انتخاب شود.
3و4- انتخاب پروژه
در لیست پروژه‌ها، پروژه (یا پروژه‌های) مورد نظر انتخاب و تایید شوند. پروژه به سفارش اختصاص می‌یابد.
ثبت هزینه و درآمد
برای ثبت هزینه و درآمد برای پروژه، از منوی عملیات حسابداری ⇤ سند اتوماتیک استفاده می‌شود.
الف) ثبت هزینه
1- ثبت هزینه
از منوی اتوماتیک، گزینه ثبت هزینه انتخاب می‌شود.
2- مبلغ
مبلغ مورد نظر وارد شود.
3- سرفصل
سرفصل هزینه انتخاب شود. برای پروژه‌ها هنگام تعریف، یک سرفصل هزینه بصورت اتوماتیک ایجاد می‌شود. شکل نام سرفصل هم (هزینه-نام پروژه) است.
4- تایید
پس از تکمیل فیلدهای مرتبط، تایید انتخاب شود.
5و6- مشخصات پرداخت
مشخصات پرداخت را وارد کرده و تایید می‌کنیم.
به این ترتیب، هزینه برای پروژه ثبت شد.
ب) ثبت درآمد
1- ثبت درآمد
از منوی اتوماتیک، گزینه ثبت درآمد انتخاب می‌شود.
2- مبلغ
مبلغ موردنظر وارد شود.
3- سرفصل
سرفصل درآمد انتخاب شود. برای پروژه‌ها هنگام تعریف، یک سرفصل درآمد بصورت اتوماتیک ایجاد می‌شود. شکل نام سرفصل هم (درآمد-نام پروژه) است.
4- تایید
پس از تکمیل فیلدهای مرتبط، تایید انتخاب شود.
5و6- مشخصات پرداخت
مشخصات دریافت را وارد کرده و تایید می‌کنیم.
به این ترتیب، درآمد برای پروژه ثبت شد.
گزارش سود و زیان پروژه
برای اینکه گزارش کلی سود و زیان یک پروژه را داشته باشیم از منوی عملیات حسابداری ⇤ مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم.
1و2- انتخاب پروژه
پروژه موردنظر را انتخاب و راست کلیک کرده و گزینه گزارش سود و زیان را انتخاب می‌کنیم.
3- متغیرهای پروژه
متغیرهای کلی پروژه مثل سفارشات اختصاص یافته، هزینه و درآمدهای ثبت شده و هزینه واسط و خدمات مرتبط با سفارشات پروژه، قابل مشاهده است.
4- سود حاصله
حاصل جمع بندی هزینه‌ها ، درآمدها و سفارشات خرید و فروش در قالب سود حاصله به نمایش می‌آید. مقدار منفی این فیلد نشان دهنده زیان در این پروژه است.
5- چاپ
با استفاده از این گزینه، نسخه چاپی این گزارش تولید می‌شود.
حذف و بازگردانی پروژه
در صورتی که پروژه‌ای تمام شده و نمی‌خواهید دیگر سفارشی برای آن ثبت کنید، می‌توانید آن‌را غیر فعال نمایید.
برای غیرفعالسازی پروژه از فرم مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود.
1و2- انتخاب پروژه
پروژه مورد نظر علامتگذاری و غیر فعال کردن انتخاب شود.
در صورتی که پروژه‌ای را غیرفعال کنید، هنگام تخصیص پروژه به یک سفارش، آن پروژه نمایش داده نخواهد شد.
1و2- مشاهده پروژه حذف شده
برای مشاهده پروژه‌های حذف شده، تیک گزینه فقط مشاهده فعال را برداشته و جستجو بزنید.
3و4- بازگردانی
پروژه حذف شده که به رنگ قرمز نشان داده می‌شود، علامتگذاری و راست کلیک و سپس گزینه بازگردانی را انتخاب می‌کنیم.
نکات مهم در مدیریت پروژه‌ها
1- محاسبه درست سود و زیان پروژه‌ها فقط و فقط منوط به ثبت صحیح و کامل هزینه و درآمدها و تخصیص سفارشات خرید و فروش مرتبط با پروژه است. عدم ثبت اطلاعات درست و کامل منجر به گزارش نادرست سود و زیان خواهد شد.
2- با غیرفعالسازی یک پروژه، تراکنش‌های اختصاص یافته آن پاک نخواهد شد و با بازگردانی پروژه، گزارش قبلی آن در دسترس خواهد بود.
3- امکان حذف کامل یک پروژه وجود ندارد و فقط می‌توان آن‌ها را غیرفعال نمود.
نمایش سود و زیان پروژه در فرم مدیریت پروژه‌ها
در نسخه جدید چاپیار، امکان مشاهده اطلاعات مالی پروژه‌ها به‌صورت مستقیم در فرم مدیریت پروژه‌ها فراهم شده است. با استفاده از این قابلیت، می‌توان وضعیت مالی هر پروژه را بدون ورود به گزارش جداگانه، در همان لیست پروژه‌ها بررسی کرد.
در فرم مدیریت پروژه‌ها، برای هر پروژه ستون‌های مالی زیر نمایش داده می‌شود:
- درآمد: مجموع درآمدهای ثبت‌شده مرتبط با پروژه
- هزینه: مجموع هزینه‌های ثبت‌شده مرتبط با پروژه
- سود: حاصل کسر مجموع هزینه‌ها از مجموع درآمدهای پروژه
به این ترتیب، وضعیت سودآوری هر پروژه به‌صورت یکجا و در کنار سایر مشخصات پروژه قابل مشاهده است.
چاپ اطلاعات سود و زیان پروژه‌ها
اطلاعات مالی نمایش‌داده‌شده در فرم مدیریت پروژه‌ها، امکان چاپ نیز دارد. با استفاده از گزینه چاپ، اطلاعات پروژه‌ها به همراه مقادیر درآمد، هزینه و سود در خروجی چاپی نمایش داده می‌شود.
نکته: محاسبه صحیح مقادیر درآمد، هزینه و سود، وابسته به ثبت کامل و صحیح درآمدها و هزینه‌های مرتبط با پروژه و همچنین تخصیص صحیح سفارش‌های مرتبط با پروژه است.