گزارش اسناد
آشنایی با فرم گزارش اسناد، چاپ اسناد و مرتب سازی شماره اسناد برای بایگانی
گزارش اسناد
در مسیر گزارشات حسابداری ⇤ گزارش اسناد امکان مشاهده تمام اسناد ثبت شده داخل نرم افزار وجود دارد.
زمانی که این فرم رو باز می‌کنید فقط اسناد ثبت شده امروز رو نمایش می‌دهد که با فیلتر تاریخ در نوار جستجوی فرم می‌توانید اسناد ثبت شده روزهای قبل رو مشاهده کنید.
با دو بار کلیک روی هر سند می‌توانید سطرهای سند را مشاهده کنید.
هر سند حسابداری دارای دو ستون شماره اتوماتیک و شماره سند است . شماره اتوماتیک را خود نرم افزار به صورت خودکار برای سند انتخاب میکند و غیرقابل تغییر است ولی شماره سند جنبه نمایشی داشته و با هر بار مرتب سازی اسناد ، امکان تغییر شماره سند وجود دارد.
شماره سند بیشتر برای بایگانی اسناد استفاده می‌شود و کاربردش این هست که بعد از مرتب سازی اسناد ، شماره اسناد به ترتیب و پشت سر هم است . در صورتی که شماره اتوماتیک به ترتیب و پشت سر هم نیست. برای درک بهتر این موضوع مثالی می‌زنیم:
فرض کنید امروز سندی ثبت می‌کنید که مربوط به دریافتی هفته پیش شما از مشتری است. وقتی سند ثبت و تاریخ به هفته گذشته درج می‌شود، شماره اتوماتیکی که الان برای سند درج می‌شود با شماره اتوماتیک اسنادی که هفته پیش ثبت شده‌اند، فاصله زیادی خواهد داشت. در صورتی که بخواهید می‌توانید شماره سند را بر اساس تاریخ مرتب کرده و با وجود فاصله زمانی ثبت سند، این اسناد را بصورت متوالی ببینید.
مرتب سازی شماره اسناد
برای مرتب سازی شماره اسناد هم از پایین فرم می‌توانید همین دکمه رو انتخاب کنید. دو روش مرتب سازی برای شماره اسناد در نظر گرفته شده است :
- مرتب سازی بر اساس شماره اتوماتیک اسناد
- مرتب سازی بر اساس تاریخ اسناد
در ادامه تفاوت این دو روش را بیان می‌کنیم:
1- بر اساس شماره اتوماتیک: در این حالت، تمامی اسناد بر اساس شماره اتوماتیک مرتب شده و سپس از همان بالای لیست شروع به درج شماره سند از عدد 1 میکند. در این حالت توالی شماره اسناد با شماره‌های اتوماتیک یکسان است و ممکن است با تاریخ ثبت اسناد مغایرت داشته باشد.
2- بر اساس تاریخ اسناد: در این روش، اسناد ابتدا بر اساس تاریخ ثبت، مرتب می‌شود و سپس از همان بالای لیست شروع به درج شماره سند از عدد 1 میکند. در این حالت، توالی شماره اسناد با تاریخ ثبت، یکسان است ولی ممکن است با شماره اتوماتیک مغایرت داشته باشد.
علت مغایرت توالی شماره اسناد با شماره اتوماتیک یا تاریخ چیست؟
این مغایرت در 2 حالت پیش می‌آید:
الف) هنگام ثبت سند، تاریخ ثبت آنرا تغییر دهیم. مثلا سندی را با تاریخ یک هفته قبل یا چند روز بعد ثبت کنیم. در این حالت مطمئنا شماره اتوماتیکی که این سند دریافت میکند با شماره اتوماتیک اسناد قبل و بعد تاریخ ثبت، فاصله خواهد داشت.
ب) در هنگام ثبت سند و بصورت همزمان، سند دیگری در نرم افزار ثبت شود. فرض کنید شما فرم ثبت اتوماتیک سند را باز نمودهاید. به محض باز شدن فرم، تاریخ و ساعت سند درج می‌شود. حال اگر کاربر دیگری قبل از اینکه شما این فرم را تایید کنید، اقدام به ثبت یک سفارش یا سند حسابداری کند، بعد شما این سند خودتان را تایید کنید، شماره سند اتوماتیک شما بعد از شماره سند ثبت شده توسط کاربر دیگر است درحالی که تاریخ و ساعت ثبت سند شما قبل از تاریخ و ساعت ثبت سند دیگر است.
به عبارت دیگر، چون تاریخ و ساعت سند در لحظه بازکردن فرم و شماره اتوماتیک در لحظه تایید فرم ثبت سند، درج می‌شود، اسناد تایید شده در این فاصله، شماره اتوماتیک سند شما را تصاحب خواهند کرد.
تکنیک ویرایش شماره سند
1- سند مورد نظر را که می‌خواهید ویرایش کنید بر روی آن کلیک راست کرده,و گزینه ویرایش سند را انتخاب کنید.
2- در این فرم سند مورد نظر شما آماده ویرایش است,در قسمت شماره سند می‌توانید شماره جدیدسند خود را وارد کنید و پس از آن تایید کنید، شماره سند تغییر میکند.
در ویرایش سند می‌توانید تاریخ و ساعت را نیز ویرایش کنید.
چاپ سند حسابداری
با این قابلیت می‌توان یک گزارش از سند با تمام سطرهای آن ایجاد و چاپ نمود.
برای دسترسی به این ویژگی، کافیست روی سند حسابداری مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه "چاپ سند حسابداری" را انتخاب کنید.
این گزارش شامل چند بخش می‌شود که,در ادامه توضیح داده خواهد شد:
1- جعبه تنظیم سند
این جعبه شامل چند سطر می‌شود که قابل تنظیم نیست.
تاریخ تنظیم، تاریخ و ساعت ایجاد گزارش را نشان می‌دهد.
تعداد صفحات هم تعداد کل صفحات گزارش است.
عنوان، شماره سند، شماره اتوماتیک و تاریخ سند، بر اساس اطلاعات سند حسابداری، درج می‌شود.
شرح سند، اطلاعات مربوط به ستون توضیحات سند حسابداری است.
2- جدول سطرهای حسابداری
در این جدول، اطلاعات مربوط به سطرهای سند حسابداری نشان داده می‌شود. این اطلاعات شامل سرفصل و کد سرفصل، توضیحات هر سطر، بدهکار و بستانکار می‌باشد.
3- تنظیمات چاپ
با استفاده از این دکمه، می‌توان به تنظیمات چاپ سند دسترسی پیدا کرد.
این تنظیمات شامل موارد زیر می‌شود:
4- پیش‌فرض‌های چاپ
چاپ یا عدم چاپ لوگوی شرکت، اندازه کاغذ و همچنین رزولوشن پرینت تصویری، در این بخش قابل تنظیم است.
5- نمایش جعبه تنظیم سند
با استفاده از این گزینه می‌توان نمایش یا عدم نمایش جعبه تنظیم سند را انتخاب کرد.
تب پایین شامل این موارد می‌شود:
6- نمایش مهر و امضا
با فعال کردن این گزینه، مهر و امضا در پایین فاکتور به نمایش درمی‌آید. در صورت انتخاب گزینه انتهای فاکتور، این مهر و امضا در زیر توضیحات چاپ در زیر جدول سطرها، نمایش داده می‌شود. در صورت انتخاب گزینه انتهای هر صفحه، مهر و امضا در انتهای صفحه نمایش داده می‌شود. اگر فاکتور چند صفحه باشد، در زیر هر صفحه بصورت جداگانه این بخش نشان داده می‌شود.
7- توضیحات چاپ
این فیلد دربردارنده متنی است که قصد دارید به عنوان توضیحات سند در زیر سند چاپ شود. به عنوان مثال می‌توانید شماره حساب یا شماره کارت خود را در این قسمت وارد کنید تا در پایین سند درج شود.
8- متن امضا
در این فیلدها می‌توان متن مهر و امضا را اصلاح نمود. این امکان وجود دارد تا 3 بخش مهر و امضا جهت چاپ در سند ایجاد کرد. در صورت خالی گذاشتن هر کدام از فیلدها، این بخش در فاکتور نمایش داده نخواهد شد. خالی گذاشتن هر سه فیلد به منزله عدم نمایش بخش مهر و امضا است.
9- بروزرسانی و ذخیره
با زدن دکمه "بروزرسانی"، تغییرات روی تنظیمات چاپ سند اعمال می‌شود. در صورتی که گزینه "ذخیره به عنوان پیش‌فرض" فعال باشد، این تغییرات بصورت پیش‌فرض ذخیره شده و در چاپ اسناد بعدی هم اعمال خواهد شد. اما در صورت فعال نبودن این گزینه، تغییرات فقط برای چاپ همین سند اعمال می‌شود و وقتی فرم چاپ سند بسته شود، با باز شدن دوباره آن، تنظیمات پیش‌فرض قبلی روی اسناد اعمال می‌شود.
تغییرات جدید گزارش اسناد در نسخه 5.2.7
فیلترهای جدید جستجوی گزارش اسناد
در نسخه جدید چاپیار، امکانات بیشتری برای جستجو و فیلتر کردن اسناد حسابداری در فرم گزارش اسناد اضافه شده است.
با استفاده از این فیلترها می‌توانید اسناد موردنظر را بر اساس شرح سند، نام فرد، از مبلغ / تا مبلغ جستجو کنید.
شرح سند
با استفاده از این قسمت می‌توانید بر اساس شرح ثبت‌شده در سند، سند حسابداری را جستجو کنید.
برای مثال، اگر در شرح یک سند عبارت مشخصی ثبت شده باشد، با وارد کردن آن عبارت می‌توانید سند مربوطه را سریع‌تر پیدا کنید.
نام فرد (طرف حساب)
در این قسمت می‌توانید طرف حساب موردنظر را انتخاب کنید تا اسناد مرتبط با همان فرد نمایش داده شوند.
از مبلغ / تا مبلغ
با استفاده از فیلدهای از مبلغ و تا مبلغ می‌توانید محدوده مبلغی موردنظر خود را مشخص کنید.
برای مثال، با وارد کردن مبلغ در قسمت «از مبلغ» و «تا مبلغ»، فقط اسنادی که مبلغ آن‌ها در محدوده تعیین‌شده قرار دارد در نتایج نمایش داده می‌شوند.
نمایش اسناد بدون محدودیت تاریخ
در حالت عادی، گزارش اسناد بر اساس بازه تاریخی انتخاب‌شده جستجو می‌شود.
در نسخه جدید، گزینه «بدون وارد کردن بازه تاریخی / نمایش همه» اضافه شده است. با فعال کردن این گزینه، محدودیت بازه تاریخی حذف شده و امکان جستجو در تمامی اسناد ثبت‌شده فراهم می‌شود.
این گزینه زمانی کاربرد دارد که بخواهید یک سند را بدون توجه به تاریخ ثبت آن و بر اساس سایر مشخصات آن، مانند شماره سند، شماره اتوماتیک، شرح سند، نام فرد یا محدوده مبلغ پیدا کنید.
در صورت فعال بودن این گزینه، تاریخ شروع و پایان به‌عنوان محدودیت جستجو در نظر گرفته نمی‌شود.
مثال:
فرض کنید شماره سند موردنظر را نمی‌دانید، اما می‌دانید سند مربوط به یک فرد خاص بوده و مبلغ آن نیز در محدوده مشخصی قرار دارد.
در این حالت می‌توانید گزینه «بدون وارد کردن بازه تاریخی / نمایش همه» را فعال کرده و سپس طرف حساب و محدوده مبلغ را مشخص کنید تا نرم‌افزار سند موردنظر را از میان تمام اسناد ثبت‌شده پیدا کند.
