کاربردها و ویژگی‌های پیش فاکتور

پیش فاکتور چیست؟

پیش فاکتور ویژگی است که قابل اعمال روی تمامی انواع سفارشات می باشد و در مواردی استفاده می گردد که هدف از ثبت سفارش، نمایش جزئیات سفارش به مشتری است و ثبت سفارش نیاز به تایید مشتری (و در مواردی فروشنده) دارد. پیش فاکتور ویژگی ها و تفاوتهایی با فاکتور دارد که در اینجا ذکر می گردد:

ویژگیهای پیش فاکتور

1- با ثبت پیش فاکتور، تمامی امکانات و فیلدهای یک سفارش معمولی قابل دسترسی و ثبت شدن است ولی تنها تفاوتی که دارد این است که با ثبت پیش فاکتور، شماره فاکتوری ثبت نمی شود.
2- پس از ثبت پیش فاکتور، هیچ سند انبارداری یا کاردکس برای آیتم های داخل سفارش ثبت نخواهد شد.
3- با ثبت پیش فاکتور، سند حسابداری و تغییر در سرفصل ایجاد نخواهد شد و عملا این نوع سفارشات در این زمینه خنثی است.
4- در چاپ پیش فاکتور، تمامی ردیف ها و ستونهای کالا بشکل عادی نمایش داده می شود و با فاکتور، تفاوتی ندارد.

روند ثبت پیش فاکتور

همانطور که بیان شد، پیش فاکتور برای تمامی انواع سفارشات شامل سفارش فروش، خرید، برگشت از فروش و برگشت از خرید قابل انتخاب است.

فرم ثبت سریع فروش

در این مدل ثبت سفارش، یک گزینه پیش فاکتور وجود دارد که برای ثبت پیش فاکتور، باید فعال باشد.

فرم ثبت معمولی سفارش

در این فرم ثبت سفارش، باید بین دو گزینه فاکتور و پیش فاکتور، نوع دلخواه انتخاب شود.




پس از ثبت تمامی اطلاعات لازم و تایید نهایی، سفارش در فرم مدیریت سفارشات، با شماره سفارش "پیش فاکتور" قابل مشاهده است.

در مواردی که افزونه سفارش آنلاین برای نرم افزار فعال شده باشد، پس از تایید نهایی پیش فاکتور، سفارش با شماره فاکتور "استعلامی" ثبت می شود.

برای تبدیل به پیش فاکتور باید روی سفارش راست کلیک کرده و گزینه "تایید استعلام و نمایش مبلغ به مشتری" را انتخاب کنید.

تبدیل به فاکتور

پس از تاییدات لازم، می توان پیش فاکتور را جهت ثبت نهایی تبدیل به فاکتور کرد. برای این کار باید روی سفارش پیش فاکتور راست کلیک کرده و گزینه "تبدیل به فاکتور" را انتخاب کنید. فرم ثبت فاکتور باز شده و پس از تایید نهایی، فاکتور ثبت می گردد.