ویژگی‌های گزارش صورت‌حساب کلی

فرم صورتحساب کلی چیست؟

این فرم از منوی گزارشات حسابداری ⇤ صورتحساب کلی، قابل دسترسی است و شامل گزارشات کلی از مانده‌های سرفصل‌های مشخص می‌باشد که بوسیله فیلترهای گوناگون و کاربردی، ایجاد می‌گردند.
این بخش بهترین گزینه برای نمایش ساده و جامع مانده صورتحساب‌های مختلف است.
برخی کاربردهای این فرم به این شکل است:
1- نمایش ساده تمامی افراد و مشخص کردن وضعیت بدهی و بستانکاری آنها بصورت یکجا
2- امکان گروه‌بندی افراد به اشکال مختلف در این فرم
3- امکان ثبت تسویه مانده افراد بصورت مستقیم در این فرم
4- امکان تعیین بازه زمانی تراکنشهای سرفصلها و محاسبه در این مدت معین
5- امکان فیلتر نتایج بر اساس میزان مانده حساب
و ...

معرفی اجزای فرم صورتحساب کلی

در این بخش به بررسی فیلدها و قسمتهای مختلف این فرم می‌پردازیم.

1- انتخاب گروه

در این فیلتر، گروهی که صورتحساب آن نشان داده خواهد شد، مشخص می‌شود.
گروه‌های قابل انتخاب شامل افراد، صندوق‌ها، حساب‌ها و سازمان‌ها است.

صورتحساب تنخواه‌ها هم ذیل نوع صندوقها نمایش داده می‌شود.

2- نمایش بر اساس مانده

در این فیلدها می‌توان مشخص نمود که چه صورتحسابهایی را نمایش دهد.
فقط بدهکاران که تنها حسابهایی که مانده آنها بدهکار است را نشان می‌دهد،
فقط بستانکاران که فقط حسابهای با مانده بستانکار را نشان می‌دهد،
تسویه شده‌ها که حسابهای با مانده صفر را نشان می‌دهد،
گزینه همه هم برای نمایش همه صورتحسابها (اعم از بدهکار، بستانکار و تسویه شده) است.

3- عدم نمایش تسویه شده‌ها

این گزینه حالت چهارم فیلترهای قبلی است به این شکل که اگر گزینه "همه" انتخاب شده باشد، تمامی حسابها به جز تسویه شده‌ها را نشان می‌دهد. در صورت انتخاب گزینه‌های دیگر، این گزینه غیرفعال می‌شود.

4- فیلتر مانده حساب

در این فیلتر می‌توان محدوده مانده حساب صورتحسابهای قابل نمایش را تعیین نمود. مثلا صورتحساب افرادی که بدهی آنان بیشتر از 300 هزار تومان است. برای فعال شدن این فیلترها باید تیک گزینه "فعال" حتما روشن باشد.

5- فیلتر تاریخ

از این فیلتر هم برای نمایش صورتحساب در بازه زمانی مشخص استفاده می‌شود.

دقت شود اگر بازه زمانی تعیین شود، تراکنشهای همین بازه تاریخی محاسبه خواهد شد و مانده نشان داده شده با احتساب همین اسناد است و این امکان وجود دارد که این رقم با مانده صورتحساب اصلی فرد مغایرت داشته باشد. به عبارت دیگر اگر مثلا صورتحساب از اول ماه تا پایان ماه فیلتر شود، فقط اسناد درج شده در این بازه زمانی محاسبه شده و اسنادی که بعد از این تاریخ یا قبل آن، ثبت شده باشد در نظر گرفته نخواهد شد.

6- گروه فرد

این گزینه فقط برای نوع "افراد" قابل انتخاب است. از این فیلد می‌توان افراد یک گروه خاص را فیلتر و نمایش داد. مثلا صورتحساب کلی گروه همکاران را نمایش دهد.

7- بروزرسانی

پس از انتخاب فیلترهای مدنظر، با انتخاب گزینه "بروزرسانی" نتایج به نمایش در خواهد آمد.

8- جدول نتایج

در این جدول نتایج جستجو نشان داده می‌شود. ستونهای این جدول بسته به نوع سرفصل مورد جستجو، تعیین می‌شود:
برای نوع افراد، این ستون‌ها شامل نام و کد سرفصل، شماره موبایل و سازمان فرد، جمع اسناد بدهکاری و بستانکاری و در نهایت مانده (که تفاضل بدهی و بستانکاری در طول دوره هست) می‌گردد. ستون تشخیص نشان دهنده بدهکار/بستانکار بودن مانده است.
ستون انتخاب برای انتخاب چندتایی سطرها و انجام عملیات ارسال پیام یا درج در گروه کاربرد دارد که در ادامه خواهیم گفت.

برای نوع صندوق و حساب بانکی، این جدول شامل ستونهای کدسرفصل، شرح(که نام صندوق/حساب بانکی در آن درج می‌شود)، بدهکاری و بستانکاری و در نهایت مانده و تشخیص می‌شود.

برای نوع سازمان‌ها، این جدول علاوه بر ستونهای بدهکاری و بستانکاری و مانده و تشخیص، دو ستون اختصاصی کد و نام سازمان را در برخواهدداشت.

رنگ هر سطر بر اساس تشخیص مانده به صورت قرمز برای بدهکار، سبز برای بستانکار و سفید برای مانده‌ی صفر، تعیین می‌شود.

9- ستون تسویه

در این ستون که مختص صورتحساب افراد است، یک آیکون ماشین حساب نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی آن، یک سند اتوماتیک باز شده که مبلغ جهت تسویه و صفر شدن کامل صورتحساب را در خود جای داده و با ثبت نهایی آن، حساب فرد(در ازای جستجویی که انجام داده) کاملا صفر خواهد شد.

10- چاپ و ارسال پیامک

با استفاده از دکمه "چاپ" (و کلیدهای ترکیبی ctrl + P) می‌توانید دقیقا همین لیست با همین ستونها را چاپ کنید.

دکمه "پیامک" هم برای ارسال پیامک به افراد انتخاب شده در لیست بکار می‌رود. به این شکل که سطرهای مورد نظر را انتخاب و سپس دکمه "ارسال پیامک" را می‌زنید تا به فرم متن پیامک رفته و ارسال انجام دهید.

11- عملیات حذف یا افزودن به گروه

A) افزودن تجمیعی به گروه افراد: با انتخاب این گزینه، افرادی که تیک انتخاب آنها فعال باشد، به گروهی که در پنجره بعد مشخص می‌شود افزوده می‌شوند.
B) حذف تجمیعی از گروه افراد: با انتخاب این گزینه، افراد مشخص شده از گروهی که در پنجره بعد تعیین می‌شود، حذف می‌شوند. در نظر داشته باشید خود گروه حذف نمی‌شود بلکه این افراد از آن گروه حذف خواهند شد.

12- مشخصات کلی صورتحسابها

در این بخش، مجموع بدهکاری و بستانکاری تمامی صورتحسابها در بازه زمانی مشخص شده، نشان داده شده و مانده کل با احتساب همه آنها، نمایش می‌شود.

در صورتی که تاریخ محاسبه صورتحسابها نامشخص باشد، مانده کل که در پایین نمایش داده می‌شود برابر با بدهکاری(یا بستانکاری) کل مجموعه است.