مدیریت توضیحات

در برخی بخش‌های نرم افزار، یک‌سری فیلدها برای ثبت توضیحات وجود دارد که بعضا این توضیحات بصورت تکراری هستند و در موارد مختلف، ممکن است تکرار شوند. در نرم افزار ویژگی لحاظ شده که می‌توان با استفاده از آن، متن‌هایی که بصورت مکرر به عنوان توضیح یا شرح اسناد و سفارشات مورد استفاده قرار می‌گیرند، در یک محل بصورت دسته بندی شده، ذخیره شوند.

الف) مدیریت گروه‌ها

ابتدا باید گروه‌هایی که توضیحات طبق آن دسته بندی می‌شوند را مشخص نمود.
این بخش از مسیر اطلاعات پایه ⇤ مدیریت گروه‌ها قابل دسترسی است.

1- مربوط به:

در این فیلد باید گزینه "مربوط به توضیحات پیش‌فرض" را انتخاب کنید.

2- جستجو

با انتخاب آیکون ذره‌بین، جستجو انجام می‌شود.

ب) افزودن گروه جدید

3- افزودن

برای اضافه شدن یک گروه جدید، روی دکمه "افزودن" کلیک کنید.

4- نام گروه

در این فیلد، نام گروه را وارد کنید.

5- نوع گروه

در این فیلد گزینه "مربوط به توضیحات پیش‌فرض" را انتخاب کنید.

6- تایید

با انتخاب دکمه "تایید"، تغییرات اعمال شده و گروه جدید به لیست اضافه می‌شود.

ج) مدیریت توضیحات

این بخش از مسیر اطلاعات پایه ⇤ مدیریت توضیحات قابل دسترسی است.

د) افزودن توضیح جدید

1- دکمه افزودن

برای افزودن توضیح جدید کافیست دکمه "افزودن" را انتخاب کنید.

2- انتخاب گروه

اولین فیلد مربوط به دسته بندی توضیح است که گروه آن را انتخاب کنید.

3- مدیریت گروه‌ها

با استفاده از این گزینه، به فرم مدیریت گروه‌ها منتقل شده و در آنجا گروه مورد نظر را اضافه یا ویرایش کنید.

4- متن توضیح

در این بخش متن توضیح را وارد کنید.

5- خلاصه متن

در حالت عادی، چند کلمه اول متن بصورت اتوماتیک به عنوان خلاصه متن، درج می‌شوند ولی شما می‌توانید این متن را تغییر دهید. این فیلد حکم یک "عنوان" برای توضیح دارد.

6- تایید/انصراف

با استفاده از دکمه "تایید"، تغییرات درج می‌شود و متن به لیست مدیریت توضیحات اضافه خواهد شد.
دکمه "انصراف" هم برای نادیده گرفتن و عدم درج تغییرات استفاده می‌شود.

7- حذف/ویرایش

در فرم مدیریت توضیحات با انتخاب سطر توضیح و زدن دکمه "ویرایش"، فرم ثبت توضیح باز شده و تمامی بخش‌های آن قابل ویرایش خواهد بود.
در صورتی که دکمه "حذف" رده شود، آن توضیح از نرم افزار پاک خواهد شد.

عمل "حذف توضیح" یک‌مرحله‌ای است و سطر حذف شده قابل بازگردانی نخواهد بود.

و) کاربرد ویژگی

برای استفاده از این توضیحات ذخیره شده کافیست روی ستون متن آن، راست کلیک کرده و کپی انجام دهید. سپس متن را در محل دلخواه خود درج نمایید.

در تصویر بالا روند استفاده از توضیحات ذخیره شده در توضیحات پیش فرض فاکتور، نشان داده می‌شود.