ضمیمه کردن فایل به سند حسابداری

کاربردها

یکی از ویژگیهای بسیار پر کاربرد نرم افزار این است که می‌توان برای اسناد حسابداری، فایل دلخواه خود را ضمیمه کرد. این ویژگی برای مواردی مثل ضمیمه تصویر رسید حسابداری که به امضای فرد رسیده یا فاکتور تحویلی به افراد، بسیار کاربردی خواهد بود. همچنین برای هزینه های پرداختی مثل قبوض مختلف، حقوق کارکنان و ... هم می‌توان تصویر حواله را ضمیمه سند نمود و بسیار سودمند است.
این ویژگی از فرمهای مختلف مرتبط به گزارش حسابداری قابل دسترس است.
در فرم‌های نشان داده شده در تصویر زیر گزینه "ضمیمه" قابل انتخاب است. این فرمها که همگی زیرمنوی "گزارشات حسابداری" هستند عبارتند از: صورتحساب افراد، سازمانها، صندوق و بانک و همچنین گزارش تراکنشهای مربوط به سرفصلهای کل، معین، تفضیلی و دفتر روزنامه.

روند انجام کار

برای ضمیمه کردن یک فایل در سند حسابداری، کافیست در یکی از فرمهای گزارشات بیان شده، دکمه "ضمیمه" در ردیف مربوط به سند را انتخاب کنید.

در صورتی که ستون "ضمیمه" در آن جدول قابل مشاهده نباشد، باید ابتدا این ستون را قابل مشاهده کنید.

برای این کار ابتدا روی یکی از سربرگهای ستونها راست‌کلیک کرده و گزینه "انتخابگر ستون" را انتخاب کنید. در فرم باز شده، کلمه "ضمیمه" را جستجو کنید و تیک مربوط به آن را فعال نمایید. به این ترتیب ستون مربوطه به جدول اضافه می‌شود.

1- ستون ضمیمه

روی گزینه مربوط به سطر سند کلیک کنید.

2- جدید

برای افزودن فایل جدید به ضمائم، روی این گزینه کلیک کنید.

در این پنجره باز شده ابتدا مسیر فایل ضمیمه را انتخاب کنید (با انتخاب گزینه "بازکردن" به پوشه‌های سیستم دسترسی خواهید داشت). نامی برای آن معین کرده و بدون تغییر شناسه و نوع، اگر توضیحاتی برای سند دارید در بخش مربوطه درج کنید. در نهایت با تایید فرم، تغییرات درج می‌شود.

3- افزودن سریع

با انتخاب این گزینه، مستقیما پوشه سیستم باز شده و فایل قابل انتخاب است. مسیر فایل در فیلد "نام ضمیمه" درج خواهد شد.

4- ویرایش

برای اصلاح موارد مختلف فایل درج شده، روی آن کلیک کرده و گزینه ویرایش را انتخاب کنید. تمامی موارد به جز "مسیر فایل" قابل ویرایش هستند.

5- حذف

حذف فایل ضمیمه شده هم امکان پذیر است.


در تصویر زیر دو فایل برای سند ضمیمه شده است. با انتخاب آیکون ستون سمت چپ، فایل باز می‌شود.

نکات مهم

1- فایل ضمیمه شده در تمامی فرمهای صورتحساب که مشخص شدند، قابل مشاهده است.
2- هنگام ضمیمه کردن فایل، خود فایل در پایگاه داده ذخیره می‌شود و صرفا آدرس آن نیست و اگر فایل سند از پوشه حذف یا جابجا شود باز هم در نرم افزار قابل دسترس است.
3- طبق نکته قبل، با توجه به درج فایلها در دیتابیس نرم افزار، ضمیمه کردن فایلهای حجیم و متعدد ممکن است باعث افزایش حجم دیتابیس و فایلهای پشتیبان شود لذا از درج فایلهای حجیم یا بی مورد خودداری فرمایید.
4- دسترسی به فایلهای ضمیمه شده برای تمامی کاربران مقدور خواهد بود. (به شرطی که کاربر به این فرم‌ها دسترسی داشته باشد)