⇤

روش‌های خروجی گرفتن از صورتحساب‌ها

در هر فرم صورتحساب به چند روش می‌توان از اطلاعات خروجی گرفت. یکی "چاپ صورتحساب" هست که به دو شیوه "چاپ معمولی" و "چاپ ویژه" انجام می‌شود. یک روش دیگر هم امکان گرفتن "خروجی اکسل" هست که این ویژگی علاوه بر صورتحسابها، در تمامی فرمهای دارای جدول نرم افزار قابل استفاده است.
در این مستند به دو روش چاپ صورتحساب می‌پردازیم و ویژگی‌ها و تفاوت‌های هر کدام را به تفصیل بیان خواهیم کرد.
برای دسترسی به فرم‌های صورتحساب کافیست به زیرمنوی "گزارشات حسابداری" مراجعه کنید. در تصویر زیر لیست فرم‌های صورتحساب و روش‌های در دسترس چاپ گزارشات آنها را مشاهده می‌کنید.






در ادامه به توضیح هر دو ویژگی گزارش‌گیری صورتحساب‌ها می‌پردازیم.

1- چاپ معمولی صورتحساب

این ویژگی که تقریبا در تمامی فرم‌های صورتحساب موجود است، از طریق دکمه "چاپ معمولی" قابل دسترسی است و شامل تمامی اسناد موجود در صورتحساب به همراه نمایش برخی جزئیات آنها می‌شود. پس از انتخاب این دکمه، پنجره‌ای باز شده که می‌توان مواردی که نیاز داریم در چاپ فرم داشته باشید، انتخاب کنید.

نمای کلی فرم چاپ معمولی به شکل زیر است که چیدمان جدول برای اطلاعات مربوط به سفارشات با اسناد حسابداری اندکی متقاوت است:

تنظیماتی بودن محتوای قابل نمایش، باعث می‌شود در مواردی که می‌خواهید یک صورتحساب ساده و سریع به مشتری ارایه دهید، به سراغ این روش خروجی بروید.
ستون‌های جداول در این صورتحساب قابل ویرایش و تغییر نیست.

2- چاپ ویژه صورتحساب

این ویژگی فقط در صورتحساب افراد و سازمانها وجود دارد و شامل جزئیات بیشتری از آیتم‌های سفارشات خواهد شد.
در ادامه به جزئیات این گزارش می‌پردازیم:

در این جدول، سطرها از نظر ظاهری مشابه یکدیگر هستند و بین هر دو سند مجزا، یک نوار هاشور جداکننده وجود دارد.
برای اسناد مربوط به سفارشات، برای هر آیتم و خصوصیات آن، خدمات آیتم، طراحی، و خدمات کلی اختصاص یافته به سفارش سطرهای جداگانه‌ای نمایش داده می‌شود. برای مثال اگر سفارشی دارای دو آیتم باشد که یکی از آن‌ها دارای خصوصیت و طراحی باشد و دیگری آیتم ساده با طراحی و یک خدمت کلی برای سفارش باشند، در مجموع 5 سطر برای آن سفارش اختصاص داده خواهد شد؛ یک سطر برای آیتم اول و خصوصیات آن و یک سطر برای طراحی همان آیتم، یک سطر برای آیتم دوم و یک سطر برای طراحی آن و یک سطر هم برای خدمت سفارش.
برای اسناد حسابداری هم یک سطر ایجاد می‌شود.

البته اگر سند حسابداری دارای چند روش پرداخت باشد، می‌توان با انجام تنظیمات مشخصی، برای هر سطر سند یک سطر در چاپ ویژه ایجاد نمود. در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت.

تنظیمات چاپ ویژه

1- دکمه "تنظیمات چاپ"

برای دسترسی به منوی "تنظیمات چاپ" کافیست در همان فرم نمایش چاپ ویژه روی دکمه آن کلیک کنید.

2- ستونهای فاکتور

با استفاده از این گزینه می‌توانید نمایش ستونهای موجود در جدول را ویرایش کنید.

پس از انتخاب ستونهای مورد نظر با تایید این فرم و تایید تنظیمات، تغییرات اعمال خواهد شد. به طور پیش‌فرض تمامی ستونها انتخاب شده هستند.

3- جعبه تنظیم سند

در صورت غیر فعال کردن این گزینه، جعبه تنظیم سند که شامل تاریخ تنظیم گزارش، نام فرد و تعداد صفحات است، پنهان می‌شود.

4- تنظیمات اختصاصی چاپ ویژه

برای مشاهده تنظیمات اختصاصی این نوع چاپ، به زبانه مربوط به آن مراجعه کنید.
در تنظیمات این بخش می‌توانید نمایش جزئیات اسناد حسابداری(پرداختی/دریافتی) را فعال نمایید.

در حالت غیرفعال بودن جزئیات، اگر سند حسابداری دارای چند سطر باشد، همه سطرهای آن در یک ردیف چاپ ویژه نمایش داده می‌شود.

در حالت فعال بودن جزئیات، علاوه بر اینکه برای هر سطر سند حسابداری، یک ردیف در گزارش ایجاد می‌شود، اطلاعاتی مانند نام حساب، تخفیف و ... هم در گزارش خواهد آمد. در این وضعیت، گزارش طولانی‌تر با صفحات بیشتری خواهید داشت.

5- ذخیره بعنوان پیشفرض

در صورتی که قبل از تایید تنظیمات، این گزینه را فعال کنید، تنظیمات تغییر داده شده بر روی تمامی گزارشاتی که در آینده چاپ ویژه می‌گیرید لحاظ خواهد شد ولی در صورت غیرفعال بودن این گزینه، تنظیمات فقط بر روی همین گزارش لحاظ می‌شود.

6- تایید

در نهایت پس از درج تغییرات، این دکمه را انتخاب کنید تا تنظیمات روی گزارش لحاظ شود.

مقایسه دو روش چاپ گزارش

1- چاپ معمولی گزارش از نظر نوع محتوای قابل مشاهده، انعطاف بیشتری دارد و می‌توان موارد مختلف را فیلتر کرد ولی چاپ ویژه از نظر انتخاب ستونهای جدول، امکان بیشتری را در دسترس قرار می‌دهد.
2- چاپ ویژه صورتحساب جزئیات بیشتری را از نظر آیتمهای سفارش و سطرهای اسناد حسابداری در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
3- بطور کلی در حالتی که تمامی جزئیات فعال باشد، چاپ معمولی تعداد صفحات (حدودا 30 درصد) بیشتری را در بر خواهد گرفت اما در حالت کمترین جزئیات، این چاپ ویژه است که تعداد صفحات (نزدیک سه برابر) بیشتر از چاپ معمولی، اشغال خواهد نمود.
4- چاپ معمولی برای سفارشات فقط به ازای هر کالا یک سطر ایجاد می‌کند ولی در چاپ ویژه به ازای هر کالا، خدمت و طراحی، یک سطر ایجاد می‌کند و جزئیات بیشتری را در بر می‌گیرد.