دانشنامه تخصصی نرم افزار چاپیار

ترازنامه

نحوه تهیه گزارش ترازنامه در نرم افزار چاپیار

ترازنامه

ترازنامه یکی از گزارشات بسیار مهم در علم حسابداری است که بیشتر توسط حسابداران و حسابرسان مورد استفاده قرار می‌گیرد. ممکن است در مباحث حسابداری با نام‌های صورت وضعیت مالی، کارکرد مالی، بیلان و یا Balance Sheet مواجه شده باشید که همه آنها به همین ترازنامه اشاره می‌کنند.
ترازنامه در حقیقت وضعیت دارایی، بدهی و سرمایه یک واحد اقتصادی را در یک زمان مشخص به طور کامل، جامع، مفید و اصطلاحا در یک نگاه، ارائه می‌دهد.

ترازنامه شامل 3 بخش اصلی دارایی، بدهی و سرمایه (حقوق صاحبان سهام) می‌شود که معادله اصلی حسابداری را تشکیل می‌دهند.

01.png

در یک نمونه ترازنامه حسابداری، همانند معادله حسابداری، همیشه در سمت راست ترازنامه، دارایی‌ها و در سمت چپ آن بدهی‌ها و سرمایه قرار دارد. به زبان ساده فرمول ترازنامه می‌گوید که یک واحد اقتصادی چه میزان دارایی دارد، چه مقدار بدهی دارد و صاحبان شرکت چه مقدار سرمایه گذاری کرده‌اند.

اقلام ترازنامه

مهم‌ترین بخش از یک ترازنامه حسابداری کامل، دو ستون اصلی آن است که باید با هم تراز باشند. زیرا شکل ترازنامه حسابداری، منطبق بر معادله حسابداری است، بنابراین همیشه بین دو ستون اصلی توازن وجود دارد. ستون سمت راست به دارایی ها اختصاص می‌یابد و ستون سمت چپ مجموع بدهی‌ها و میزان سرمایه (حقوق صاحبان سهام) است.

ستون دارایی‌ها

با توجه به آنچه که به طور پیش فرض در نرم افزار چاپیار تعریف شده، سرفصل‌های گروه دارایی شامل گروه‌های زیر و تمام سرفصل‌های تعریف شده به عنوان زیرمجموعه آنها می‌شود:

ستون بدهی‌ها و سرمایه

همچنین سرفصل‌های گروه‌های بدهی و سرمایه نیز شامل گروه‌های زیر و سرفصل‌های زیرمجموعه آنها می‌شود:

استفاده از ترازنامه

گزارش ترازنامه از نسخه 4.53 به بعد به نرم افزار اضافه شده است. لذا در صورت استفاده از نسخه‌های قبل از آن، این فرم را در منوی نرم افزار خود مشاهده نخواهید کرد و ابتدا باید نسبت به آپدیت نرم افزار اقدام نمایید.

در ادامه، نحوه ایجاد دسترسی و استفاده از فرم ترازنامه را با هم مرور خواهیم کرد.

دسترسی استفاده از ترازنامه

برای استفاده از فرم ترازنامه ابتدا باید دسترسی استفاده از آن را برای کاربر مجاز کرد. برای دسترسی دادن به کاربر، ابتدا از منوی افراد وارد قسمت گروه‌های دسترسی می‌شویم.
02.png
03.png
گروه دسترسی کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و دکمه ویرایش را می‌زنیم.
04.png
با تایپ کردن عبارت ترازنامه در کادر جستجو، با کلیک روی آن دسترسی لازم را برای استفاده کاربران این گروه دسترسی از فرم ترازنامه تعیین می‌کنیم.

تهیه گزارش ترازنامه

برای تهیه گزارش ترازنامه از منوی گزارشات حسابداری ⇤ ترازنامه را انتخاب می‌کنیم.
05.png
06.png
در فیلد منتهی به تاریخ، تاریخ مورد نظر برای انتهای دوره حسابرسی را مشخص کرده و سپس روی دکمه تهیه گزارش کلیک می‌کنیم.
07.png
در این مرحله نرم افزار محاسبات خود را برای تهیه گزارش آغاز می‌کند. مدت زمان این محاسبات به تعداد اسناد موجود در پایگاه داده بستگی دارد. در حین انجام محاسبات با انتخاب دکمه لغو عملیات، فرایند تهیه گزارش ترازنامه لغو خواهد شد.
اگر روند ثبت اسناد به درستی طی شده و همه چیز به شیوه صحیح و اصولی در نرم افزار ثبت شده باشد، شاهد خواهیم بود که مجموع مقادیر هر دو ستون ترازنامه (مانند تصویر زیر) مقادیر یکسانی را نشان می‌دهد.
08.png

اما به دلایلی ممکن است این تعادل در دو سمت معادله ترازنامه برقرار نشده نباشد؛ که در ادامه همین مطلب به آن خواهیم پرداخت.

اشکالات ترازنامه

با پایان عملیات محاسبات ترازنامه، در صورتی که در روند محسبات ترازنامه اشکالی به وجود آمده باشد و گزارش ترازنامه از تعادل برخوردار نباشد، دکمه‌ای در بالای فرم نمایش داده خواهد شد و می توان با کلیک بر روی آن از بعضی از اشکالات ترازنامه آگاه شد و در صدد رفع آنها برآمد.
09.png

لیست_اشکالات_ترازنامه.jpg
برای پیدا کردن و رفع اشکال ترازنامه، باید با توجه به نوع مرجع، شناسه آنرا در فرم مربوط به خودش ، جستجو کنیم. مثلا برای نوع مرجع "اسناد حسابداری"، شناسه مرجع همان شناسه اتوماتیک سند می‌باشد که باید در فرم گزارش اسناد جستجو شود. برای نوع مرجع "کالا"، شناسه مرجع همان شناسه کالا در فرم مدیریت کالا است و برای نوع مرجع "سرفصل"، شناسه مرجع همان کد سرفصل می‌باشد.

در ادامه به برخی از مهم ترین این علل اشاره خواهیم کرد:

1- موجودی منفی کالاها
اگر مجموع خروجی‌های یک کالا از مجموع ورودی‌های آن بیشتر باشد، موجودی آن کالا در انبار منفی خواهد شد. موجودی منفی کالاها باعث ایجاد اشکال در محاسبه موجودی پایان دوره انبار و سود و زیان شده و در نتیجه ترازنامه را نیز با اشکال مواجه خواهد کرد.
10.png
برای رفع این اشکال باید دو حالت زیر را بررسی کرد و اقدام مقتضی را انجام داد:

2- وجود اسناد حسابداری تراز نشده
گاهی اوقات ویرایش کردن یک سند حسابداری ممکن است به از بین رفتن تراز آن سند منجر شود. عدم تراز حتی یک سند حسابداری منجر به ایجاد اشکال در ترازنامه خواهد شد.

ویرایش اسناد حسابداری به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود. در صورت نیاز به تغییر در یک سند حسابداری اکیداً توصیه می‌شود به جای ویرایش سند، سند را حذف کرده و مجددا با مقادیر یا سرفصل‌های جدید و صحیح آن را ثبت کنید.


3- سند حسابداری به تاریخ آینده
اگر سندی را به تارخ آینده ثبت کرده باشیم، ممکن است باعث بروز اختلاف در مبالغ سرفصل‌ها شود. توصیه می‌شود حتی‌المقدور از ثبت سند به تاریخ آینده خودداری شود.

4- ایجاد تغییر در نحوه محاسبه خرید یا فروش قیمت کالا
اگر یک کالا که لزوم انبارداری برای آن فعال است و قبلا برای آن سفارش خرید یا فروش ثبت شده باشد، نحوه محاسبه قیمت خرید یا فروش آن را تغییر دهیم (مثلا قبلا محاسبه قیمت فروش مقداری بوده اما آن را به متراژی یا مبتنی بر فرمول تغییر دهیم)؛ این کار ایجاد اشکال در گزارش ترازنامه و حتی گزارش سود و زیان را در پی خواهد داشت.

5- استفاده از شیوه قیمت گذاری متفاوت برای خرید و فروش کالا
اگر نحوه محاسبه قیمت خرید و فروش کالا متفاوت باشد (مثلا خرید کالا مقداری و فروش آن متراژی باشد) و لزوم انبارداری برای کالا در نظر گرفته باشیم، باعث ایجاد اشکال در گزارش ترازنامه خواهد شد.

6- تعریف اشتباه سرفصل طرف حساب انبارگردانی
سرفصل طرف حساب انبارگردانی زمانی کاربرد دارد که انباگردانی می‌کنیم. لذا مانده بستانکاری برای این سرفصل به معنی افزایش موجودی انبار بوده و بدهکاری آن حاکی از افزایش هزینه‌ها خواهد بود. لذا باید زیر مجموعه سرفصل هزینه‌ها (یا درآمدها) تعریف شود. در غیر این صورت نه تنها گزارش ترازنامه را دچار مشکل می‌کند، بلکه در گزارش سود و زیان هم باعث ایجاد اختلال خواهد شد.

7- سندهای مالی بدون سرفصل
در نسخه‌های قبل از 4.51 امکان حذف سرفصلی که دارای ترکنش حسابداری بود در نرم افزار وجود داشت. در این صورت عملیات حسابداری ثبت شده برای این قبیل سرفصل‌ها دچار مشکل خواهد شد، بدین صورت که سندهای حسابداری بدون سرفصل در سیستم درج خواهد شد و بالتبع این موضوع منجر به ایجاد عدم تعادل در گزارش ترازنامه می‌گردد.

8- تعریف اشتباه گروه حساب برای سرفصل
فرض کنیم برای کنترل مغایرت حساب صندوق خود، سرفصلی تعریف و گروه آن را از نوع سود و زیانی تعریف کرده‌ایم. با توجه به اینکه ماهیت حساب صندوق همیشه بدهکار است، افزایش مغایرت حساب صندوق با افزایش بدهی این حساب برابر خواهد بود و این یعنی میزان سود کاهش می‌یابد. توجه به این نکته بسیار حائز اهیمت است.

9- مانده داشتن حسابهایی که برای عملیات سیستمی استفاده می‌شوند
بعضی از سرفصل‌ها به عنوان سرفصل‌های ثابت نرم افزار هستند که در مواقع خاصی توسط نرم افزار مورد استفاده قرار می‌گیرند. سرفصل‌هایی مانند تراز اختتامیه، موجودی ابتدای دوره انبار و موجودی انتهای دوره انبار از این قبیل سرفصل‌ها هستند. این سرفصل‌ها را ما نباید در اسناد حسابداری استفاده کنیم بلکه نرم افزار خودش در اسنادی که لازم باشد استفاده می‌کند.

به عنوان مثال از سرفصل تراز اختتامیه تنها برای عملیات بستن حسابها استفاده می‌شود و نباید دارای مانده حساب باشد. بنابراین در صورتی که به اشتباه سند مالی به طرفیت آن ثبت کرده باشیم، موجب ایجاد مانده این حساب خواهد شد و این مساله در گزارش ترازنامه اختلال به وجود خواهد آورد.
برای رفع این اشکال بایستی اسناد حسابداری که به طرفیت این سرفصل ثبت شده بررسی و به سرفصل مناسب دیگری منتقل شوند.

لازم به ذکر است پس از رفع اشکالات گزارش شده، برای مشاهده نتایح جدید باید در فرم ترازنامه دوباره دکمه تهیه گزارش را بزنیم.