با حذف یا ویرایش موارد مختلف، چه تغییراتی در بخشهای مرتبط با آن ایجاد می شود
با حذف یا ویرایش مواردی مثل افراد، سفارشات، اسناد و ... چه تغییری در موارد مرتبط با آن ایجاد می شود؟ (143)
یکی از مواردی که خیلی حائز اهمیت است این است که بدانیم با حذف یا ویرایش موارد مختلف در نرم افزار، چه تغییری در بخشهای مرتبط با آن مورد ایجاد میشود. مثلا اگر سفارش پرداخت شدهای حذف شود، آیا اسناد حسابداری، انبارداری، صورتحساب فرد، آمار مرتبط با واسط و خدمات آن و ... دچار تغییر میشود یا نه و این تغییر چگونه خواهد بود. در این مطلب سعی میکنیم بصورت جامع به این موضوع بپردازیم و تمامی موارد موجود بررسی گردد.
1- سفارشات
حذف کامل سفارشات در دو مرحله قابل انجام است و سفارشی که حذف موقت شده را میتوان مشاهده نمود ولی بازیابی آن، امکانپذیر نیست.
حذف سفارش فروش و برگشت از خرید
- اسناد انبارداری مرتبط سفارش مربوط به آیتمها، حذف شده و میزان (مقدار یا متراژ کل) کالایی که فروخته شده بود یا برای آن برگشت از خرید ثبت شده بود به موجودی انبار اضافه میشود.
- آیتمهای سفارش از اتوماسیون حذف می شوند.
- اگر برای آیتمهای سفارش، واسط ثبت شده باشد، هنگام حذف سفارش، از کاربر برای حذف شدن یا نشدن اسناد واسط، سوال میشود که در صورت تایید، حذف میگردد.

- سند حسابداری : با توجه به اینکه برای هر سفارش ممکن است دو نوع سند حسابداری ثبت شود اتفاق زیر رخ خواهد داد:
- الف) سند حسابداری سفارش : سندی است که مشتری بابت آن بدهکار میشود. این سند حذف میشود.
- ب) سند حسابداری دریافتی سفارش : در صورتی که دریافتی برای سفارش ثبت شده باشد، هنگام حذف سفارش، از کاربر برای حذف یا نگه داشتن اسناد حسابداری ثبت شده سوال پرسیده میشود که در صورت تایید، اسناد حسابداری هم حذف می شوند. (البته فقط در مواردی که دریافتی یا تسویه از طریق مانده سفارش انجام شده باشد؛ ولی برای موارد تسویه دستی، اسناد حذف نمیشوند.)

حذف سفارش خرید و برگشت از فروش
- اسناد انبارداری آیتمهای موجود در سفارش حذف و از موجودی انبار، کاسته میشود.
- سند حسابداری : با توجه به اینکه برای هر سفارش ممکن است دو نوع سند حسابداری ثبت شود اتفاق زیر رخ خواهد داد:
- الف) سند حسابداری سفارش : سندی است که فروشنده بابت آن بستانکار میشود. این سند حذف میشود.
- ب) سند حسابداری پرداختی سفارش : در صورتی که پرداختی برای سفارش ثبت شده باشد، هنگام حذف سفارش، از کاربر برای حذف یا نگه داشتن اسناد حسابداری ثبت شده سوال پرسیده میشود که در صورت تایید، اسناد حسابداری هم حذف می شوند. (البته فقط در مواردی که پرداختی یا تسویه از طریق مانده سفارش انجام شده باشد؛ ولی برای موارد تسویه دستی، هشدار داده نمیشود و اسناد حذف نمیشوند.)

ویرایش سفارش
- در صورتی که سفارش ویرایش شود و در مبالغ و تعداد آیتمها تغییری ایجاد گردد، این تغییر در تمام اسناد حسابداری و انبارداری اعمال خواهد شد.
- اگر سفارشی که از طریق مانده حساب تسویه شده، ویرایش شود و مبلغ کل سفارش تغییر کند، در صورتی که مبلغ سفارش پس از ویرایش افزایش یافته باشد، سفارش از حالت تسویه خارج شده و مانده سفارش قابل تسویه میباشد، و اگر مبلغ سفارش نسبت به قبل از ویرایش، کاهش یابد، سفارش در همان وضعیت تسویه شده باقی مانده و مانده سفارش در فاکتور بصورت عدد منفی چاپ میشود. اختلاف مبلغ به عنوان بستانکاری فرد لحاظ میشود.
- با ویرایش و تایید سفارش، تاریخ و ساعت ثبت سفارش، تاریخ تحویل، شماره فاکتور و شناسه سفارش، تغییری نخواهد کرد مگر اینکه خود کاربر آنها را تغییر داده باشد. در صورتی که ساعت و تاریخ سفارش تغییر کند، تاریخ اسناد انبارداری و سند حسابداری خود سفارش، تغییر میکند ولی برای اسناد دریافتی مشتری، در صورتی که هنگام تایید ثبت سفارش، پرداخت مشتری ثبت شده باشد، تاریخ سند دریافتی هم تغییر میکند ولی در صورتی که پرداخت از طریق مانده سفارش ثبت شده باشد، تاریخ سند دریافتی از مشتری تغییر نخواهد داشت.
- اگر مشتری سفارش پرداخت شدهای، ویرایش شود، هنگام تایید تغییرات، پیغامی با مضمون "آیا مایل به تغییر تراکنشهای دریافت یا پرداخت به مشتری جدید هستید؟" به نمایش در خواهد آمد، در صورتی که "بله" انتخاب شود، هم سند بدهکاری خود سفارش و هم سند پرداختی که مشتری داشته، به مشتری جدید منتقل میشود. در صورتی که "خیر" زده شود، فقط سند بدهکاری خود سفارش منتقل میشود و سند پرداختی مشتری قبلی دست نخورده باقی میماند. مانده سفارش هم وقتی سفارش بصورت کامل پرداخت شده باشد، برای مشتری جدید نیز همچنان صفر نشان داده میشود در حالی که اگر فقط بخشی از مبلغ کل سفارش، پرداخت شده باشد، مانده سفارش برای مشتری جدید، کل مبلغ سفارش بدون در نظر گرفتن مبلغ پرداخت شده است.

2- انبارداری
حذف انبار
- با حذف انبار، کلیه اسناد دستی و اتوماتیک انبارداری مربوط به آن انبار حذف میشود و تاثیر آن بر موجودی کالا اعمال میشود. همچنین تراکنشهای موجودی آن انبار در کاردکس کالا نشان داده نخواهد شد.
حذف انبار عملی غیر قابل بازگشت است و نمیتوان انبار را بازگردانی کرد. همچنین حذف کامل انبار هم ممکن نیست.
ویرایش نام انبار
- ویرایش نام انبار، در تمام اسناد اعمال خواهد شد و تغییری در اسناد و موجودیهای کالا ایجاد نخواهد کرد.
حذف کالا
حذف کامل کالا در دو مرحله قابل انجام است و کالایی که حذف موقت شده را میتوان بازیابی نمود.
- با حذف کالا(موقت/کامل)اسناد انبارداری، موجودی در انبار و کاردکس کالا حذف خواهد شد. (و حتی با بازگردانی کالا، برگردانده نمیشود)
- در صورتی که کالایی حذف موقت شود، تغییری در سفارشات قبلی که شامل آن میشود ایجاد نمیگردد ولی در صورتی که حذف کامل شود، نام کالا در سفارش با عنوان "نامعین" ثبت میشود و در فاکتور هم به همین شکل نشان داده خواهد شد. ولی قیمت و موارد دیگر تغییری نخواهد کرد.

- سفارشی که شامل کالای حذف شده(موقت/کامل) باشد را نمیتوان ثبت مجدد کرد مگر اینکه آیتمهای دیگری هم در سفارش وجود داشته باشد که با ثبت مجدد سفارش، فقط آن آیتمها قابل درج در سفارش هستند.

- در صورت ویرایش سفارش شامل کالای حذف شده(موقت/کامل)، خود آن آیتم را نمیتوان ویرایش کرد و فقط قابلیت حذف دارد، در صورت انتخاب گزینه ویرایش برای این کالا، فیلد کالا به "نامعین" تغییر خواهد کرد و تا انتخاب کالایی دیگر، قادر به ثبت آیتم نخواهید بود.
- در صورتی که کالایی حذف کامل شده باشد، کد اختصاص یافته به آن برای کالاهای جدید قابل استفاده است ولی کد کالای حذف موقت شده را نمیتوان برای کالای جدید استفاده کرد.
حذف خدمت
حذف کامل خدمت در دو مرحله قابل انجام است و خدمتی که حذف موقت شده را میتوان بازیابی نمود.
- در صورتی که خدمتی حذف موقت گردد، تغییری در سفارشات شامل آن خدمت، ایجاد نمیگردد. در صورتی که حذف کامل شود، نام خدمت در سفارش با عنوان "نامعین" ثبت میشود.
- سفارشی که شامل آن خدمت است را میتوان ثبت مجدد نمود و همان خدمت در سفارش ثبت میشود. ولی اگر آیتمی که شامل آن خدمت باشد، ویرایش شود، سیستم با خطا مواجه میشود.
- در صورتی که خدمت به کالایی اختصاص داده شده باشد، در صورت حذف، از لیست کالا خارج و در سایت نمایش داده نمیشود.(سفارش آنلاین)
بازگردانی کالا
- اسناد انبارداری و کاردکس و موجودی کالا بازگردانی نمیشود.
- سفارشاتی که شامل آن کالا باشد و با حذف آن قابل ثبت مجدد نبود، دوباره میتوان ثبت مجدد کرد.
- تمام قیمت دهی ها شامل قیمت دهی پیشرفته و معمولی و قیمت دهی مبتنی بر خصوصیات، بازگردانی می شوند و تغییری نمی کنند.
- در صورتی که خدمت به کالا اختصاص داده شده باشد، بدون تغییر باقی میماند.(سفارش آنلاین)
- مشخصات فایل آپلودی برای کالا نیز دست نخورده باقی میماند.(سفارش آنلاین)
بازگردانی خدمت
- قیمت دهی معمولی، پیشرفته و مبتنی بر خصوصیت، بازگردانی میشود.
- اگر این خدمت به کالایی اختصاص داده شده، دوباره این ویژگی بازگردانی میشود.(سفارش آنلاین)
تغییر نام کالا
- با تغییر نام کالا، این تغییر بلافاصله در سفارشات شامل آن و همچنین گزارشات مختلف (کاردکس کالا، موجودی و ...) اعمال میگردد.
تغییر نام خدمت
- با تغییر نام خدمت، این تغییر بلافاصله در سفارشات مرتبط اعمال میشود.
حذف یا عدم نمایش رسته
رسته های پیش فرض نرم افزار قابل حذف شدن نمیباشد و فقط میتوان برای آن "عدم نمایش" زد.
این رسته ها شامل این موارد میباشد: دیجیتال، افست، طراحی، لارج فرمت، لیزر ، پاکت و سایر
حذف کامل رستهی غیر پیشفرض، عملی دو مرحله ای است و پس از حذف موقت رسته، امکان بازیابی وجود دارد ولی با حذف کامل، دیگر رسته قابل مشاهده و بازیابی نخواهد بود.
- تنها تاثیری که عدم نمایش یا حذف(موقت یا کامل) رسته بر سفارشات قبلی می گذارد، این است که امکان ویرایش آیتم در سفارش وجود ندارد ولی تغییر در سفارش و آیتمهای دیگر امکانپذیر خواهد بود. به همین ترتیب امکان ثبت مجدد سفارش هم به شرط عدم ویرایش آن آیتمها، وجود دارد.
- خود کالای متعلق به رسته حذف(یا عدم نمایش)شده را نمیتوان ویرایش یا کپی کرد و در صورت ویرایش یا کپی، در فرم ویرایش، فید رسته "نامعین" خواهد بود و باید رسته دیگری برای آن انتخاب شود.
- کالاها در گزارش موجودی انبار و کاردکس نمایش داده میشود ولی خود کالا در فیلد "کالا" در فرم کاردکس قابل انتخاب نیست.
حذف گروه
- برخلاف رسته، با حذف(موقت یا کامل) گروه مرتبط با آیتم، امکان ویرایش آیتم در سفارش و ثبت مجدد سفارش وجود دارد.
- کالای مرتبط با گروه حذف شده را نمیتوان ویرایش و تایید کرد مگر اینکه گروه دیگری برای آن انتخاب شود.
- کالاها در گزارش موجودی انبار و کاردکس نمایش داده میشود ولی خود کالا در فیلد "کالا" در فرم کاردکس قابل انتخاب نیست.
تغییرنام رسته و گروه
- با تغییر نام رسته یا گروه، این تغییر در اطلاعات کالا و همچین سفارشات، در همان لحظه اعمال میشود و هیچ خللی در هیچ بخش مرتبطی ایجاد نمی کند.
3- افراد
حذف افراد
در نسخههای جدید نرم افزار(4.53 به بعد)، حذف (موقت و کامل) افراد فقط در صورتی امکان پذیر است که برای این فرد هیچ سند حسابداری وجود نداشته باشد. بنابراین تنها مواردی که پس از حذف فرد اتفاق میافتد به این شکل است:
- اگر پیش فاکتوری برای فرد ثبت شده باشد، نمیتوان آنرا تبدیل به فاکتور کرد.
- این فرد در هیچ کدام از فرم ها و فیلدهای مرتبط با افراد، قابل انتخاب یا جستجو نیست.
تغییر نام افراد
- با تغییر نام فرد تمامی اسناد، سفارشات، گزارشات و مواردی که به سرفصل فرد مرتبط بودهاند، تغییر نام میدهند. فقط اگر نام مشتری در توضیحات یا شرح سند یا سفارشی آمده باشد، متن آن تغییری نخواهد کرد.
بازیابی فرد حذف شده(در نسخههای 4.53 به قبل)
- با بازیابی فرد حذف شده، گزارشات حسابداری و صورتحساب مربوط به قبل از حذف شدن قابل مشاهده خواهد بود و سفارشات فرد دوباره قابل ویرایش و ثبت مجدد میباشد.
- ثبت دریافتی و پرداختی از فرد دوباره امکان پذیر خواهد بود.
حذف سازمان
- با حذف سازمان، دیگر نمیتوان آنرا در منوی صورتحساب سازمان انتخاب نمود.
- در افراد عضو سازمان هیچ تغییر و خللی ایجاد نخواهد گردید.
حذف سازمان عملی بدون بازگشت میباشد.
حذف کاربر
حذف کامل کاربر باید در دو مرحله انجام پذیرد. ابتدا کاربر حذف میشود ولی قابل مشاهده خواهد بود. میتوانیم کاربر حذف شده را "حذف کامل" کنیم.
امکان بازیابی کاربر حذف موقت شده، وجود دارد.
- با حذف موقت یا دائم کاربر، دیگر با این نام کاربری امکان ورود به نرم افزار وجود نخواهد داشت.
- تعریف کاربر جدید با نام کاربری تکراری با دیگر کاربران حذف نشده و حذف موقت شده، امکان پذیر نخواهد بود.
- در صورتی که کاربری به صورت موقت حذف شده باشد، ستون "کاربر ثبت کننده" در تمام جداول نرم افزار برای مواردی که آن کاربر درج کرده، بدون تغییر خواهد ماند، ولی اگر کاربری بصورت "حذف کامل" شده باشد، ستون کاربر ثبت کننده برای این موارد، بدون مقدار نشان داده میشود.
تغییرنام کاربر
- تغییر نام کاربر بلافاصله پس از تایید، در ستون کاربر ثبت کننده در تمام فرمهای نرم افزار اعمال میشود.
- در صورتی که نام کاربری یا رمز عبور فرد تغییر داده شود، در حالی که آن کاربر از قبل لاگین کرده باشد، با خروج از برنامه و ورود مجدد، نیاز به درج اطلاعات جدید خواهد داشت و با اطلاعات قبلی امکان ورود ندارد.
تغییر کاربری کاربر
- در صورت تغییر نوع دسترسی یک کاربر یا ویرایش دسترسیهای یک سطح دسترسی، این تغییرات بلافاصله اعمال خواهد شد. فقط نمایش یا عدم نمایش آیکونهای بخشهای مختلف نرم افزار فقط با بستن و اجرای دوباره نرم افزار اعمال خواهد شد.
4- حسابداری
حذف دسته چک
دسته چک قابل حذف نمیباشد و فقط میتوان آنرا ویرایش یا غیرفعال نمود.
- غیرفعال کردن دسته چک باعث میشود دیگر نتوان از چکهای آن دسته چک برای اسناد حسابداری استفاده نمود.
- چکهای پرداخت شده از دسته چک، هیچ تغییری نمیکنند و غیرفعال کردن دسته چک در آنها تاثیری نخواهد داشت.
حذف چک
- با حذف چک در هر وضعیتی، اسناد حسابداری مرتبط با آن حذف خواهد شد. مثلا با حذف چک پرداخت شده به فرد، سند حسابداری مرتبط آن در صورتحساب فرد حذف خواهد شد.
- در صورتی که تسویه سفارش بوسیله چک انجام شده باشد، با حذف چک، سفارش از حالت تسویه شده خارج و قابل پرداخت خواهد بود.
- در صورت حذف چک پرداختی که متعلق به یک دسته چک باشد، سریال آن چک که مربوط به شماره برگه دسته چک است، به حالت استفاده نشده برمیگردد و برای صدور چکهای دیگر قابل استفاده خواهد بود. مثلا برگه شماره 120 چک که استفاده شده، اگر حذف شود، میتوان چک با همان شماره برگه دوباره ثبت نمود.
چک حذف شده را نمیتوان بازیابی یا استفاده نمود و فقط در فرم "مدیریت چکها" قابل مشاهده است.
حذف و ویرایش سند حسابداری
- حذف سند حسابداری به طور مستقیم در سرفصلها تاثیرگذار است و درست در همان لحظه این تاثیر گذاشته میشود.
- در صورتی که سند مربوط به پرداختی یا دریافتی یک سفارش باشد، در صورت حذف یا ویرایش، سفارش مربوطه از حالت تسویه شده خارج میشود.
- سند بدهکاری یا بستانکاری ناشی از سفارشات و همچنین اسناد شامل چک، قابل حذف نمیباشد و برای این اسناد، باید خود چک یا سفارش حذف گردد.
- اسناد حسابداری که حذف میشوند، دیگر قابل مشاهده نخواهند بود.
حذف اسناد حسابداری عملی بدون بازگشت است و حساسیت بالایی دارد.
حذف سرفصلها
سرفصلهای پیش فرض برنامه قابل حذف یا ویرایش نیستند. برای بررسی نوع سرفصل کافیست سرفصل مربوطه را انتخاب کنید و اگر قابل ویرایش باشد، گزینه حذف و ویرایش نام، در بالای فرم نشان داده خواهد شد.
- حذف سرفصل فقط در حالتی امکان پذیر است که هیچ سند حسابداری برای آن سرفصل ثبت نشده باشد.
- سرفصل حذف شده، دیگر قابل مشاهده و گزارش گیری و بازگردانی نخواهد بود.
- در صورتی که سرفصل حذف شده دارای زیرمجموعه معین یا تفضیلی باشد، تمام سرفصلهای متصل نیز حذف میشود.
حذف سرفصل عملی بدون بازگشت است و حساسیت بسیار بالایی دارد.
تغییرنام سرفصلها
- ویرایش نام یک سرفصل بلافاصله در تمام گزارشات، اسناد و صورتحسابهای مرتبط با آن اعمال میشود ولی در توضیحات و شرح اسناد، تغییر نخواهد کرد.
حذف حساب
- با حذف حساب، اسناد حسابداری مرتبط با آن دست نخورده باقی میماند و تاثیری بر آن نخواهد داشت.
- در هیچ کدام از فیلدهای انتخاب حساب، این حساب قابل انتخاب نیست.
- چکهای مرتبط به این حساب قابل استفاده نیست و همچنین نمیتوان چک دریافتی را به این حساب خواباند. در صورتی که چک به حسابی خوابیده شده باشد و بعد آن حساب حذف شود، میتوان اعلام وصول یا اصلاح عملیات انجام داد.
- حذف کامل حساب فقط در صورتی امکان پذیر است که هیچ سند حسابداری برای آن حساب ثبت نشده و صورتحساب آن کاملا خالی باشد.
بازیابی حساب
- با بازیابی حساب، تمام صورتحساب آن هم بازگردانی میشود و اسناد مرتبط به آن بدون تغییر خواهد بود.
ویرایش نام حساب
- ویرایش نام حساب بلافاصله در اسناد مرتبط، اعمال میگردد.
حذف صندوق
- با حذف صندوق، اسناد حسابداری مرتبط با آن دست نخورده باقی میماند.
- دیگر در هیچ کدام از فیلدهای انتخاب صندوق، این صندوق قابل انتخاب نیست.
- حذف کامل صندوق فقط وقتی امکان پذیر خواهد بود که هیچ سند حسابداری برای آن ثبت نشده باشد و صورتحساب آن خالی باشد.
بازیابی صندوق
- با بازیابی صندوق، تمام صورتحساب آن هم بازگردانی میشود و اسناد مرتبط به آن بدون تغییر خواهد بود.
ویرایش نام صندوق
- ویرایش نام صندوق بلافاصله در اسناد مرتبط، اعمال میگردد.
حذف خصوصیت
در صورتی که خصوصیت در قیمت دهی کالایی استفاده شده باشد، نمیتوان آنرا حذف نمود ولی در حالتی که به کالایی اختصاص شده باشد ولی در لیست قیمت دهی قرار نگرفته باشد، امکان حذف وجود دارد.
حذف کامل خصوصیت نیز دو مرحله ای میباشد.
- اگر قیمت دهی، نوع درخت خصوصیت، خصوصیات تخصیص داده شده و حتی عدم تخصیص خصوصیات، برای یک کالا تغییری کند، این تغییر در سفارشات قبلی اعمال نخواهد شد ولی اگر آیتم دارای آن خصوصیت در سفارش، ویرایش شود، تغییر لحاظ خواهد شد. همچنین در تمام این حالات، سفارش قابل ثبت مجدد است و با همان حالتی که سفارش از قبل دارد، ثبت خواهد شد.
- در صورت حذف کامل خصوصیت، این خصوصیت از لیست خصوصیات تخصیص یافته به کالاها حذف خواهد شد ولی در مورد حذف موقت خصوصیت، چنانچه در لیست خصوصیات کالایی قرار داشته باشد، حذف نخواهد شد و همچنان قابل استفاده است.
- حذف موقت خصوصیت تاثیری در چاپ فاکتور ندارد ولی اگر خصوصیتی بطور کامل حذف شود، در فاکتور بصورت یک شناسه چاپ میشود و نام آن درج نخواهد شد.
حذف قیمت دهی بازهای و پلکانی
- حذف کامل این قیمت دهیها، تاثیری بر قیمت آیتمهای سفارشات ثبت شده نخواهد داشت.
- ثبت مجدد سفارشات با آیتمهای دارای قیمت دهی حذف شده، امکان پذیر است و عینا همان قیمتها لحاظ خواهد شد.
- در صورتی که سفارش ویرایش شود، مشکلی پیش نخواهد آمد ولی اگر آیتم ویرایش شود، قیمت واحد آن بر اساس قیمتی که از قبل درج شده، در نظر گرفته میشود و افزایش و کاهش تعداد تاثیری در قیمت واحد نخواهد داشت. مثلا اگر قیمت واحد کالا بر اساس بازه ای که داشته برابر 20.000 ثبت شده باشد، با افزایش و کاهش تعداد آن در هنگام ویرایش آیتم، تغییری در قیمت واحد ایجاد نمیشود.
ویرایش قیمت دهی بازه ای و پلکانی
- ویرایش بازه یا حجم و همچنین قیمتهای این نوع قیمت دهی، تاثیری بر قیمت سفارشات از قبل ثبت شده نخواهد داشت.
- در صورت ویرایش آیتمی که از قبل ثبت شده، قیمت واحد آن بر اساس بازه و پلکان قبلی محاسبه میشود و بازه و پلکان ویرایش شده بر روی آن اعمال نخواهد شد.
5- دستگاه
حذف دستگاه
- حذف یک دستگاه تاثیری در آیتمهای مرتبط با آن نخواهد داشت.
- در صورتی که دستگاهی حذف شود(موقت یا کامل)، هیچ چاپچی دیگر به جز مسئول دستگاه حذف شده، امکان مشاهده آیتم مرتبط با آن دستگاه در کارتابل خود را ندارد.
- در صورت حذف دستگاه، این دستگاه دیگر در هنگام ثبت سفارشات، قابل انتخاب نخواهد بود.
ویرایش نام دستگاه
- این تغییر نام بلافاصله در سفارشات ثبت شده اعمال خواهد شد و تاثیری در عملکرد انجام سفارشات ندارد.