ادغام فاکتورها
آموزش استفاده از امکانات افزونه ادغام فاکتورها
استفاده از افزونه ادغام فاکتورها
این آموزش مخصوص مشتریانی هست که افزونه ادغام فاکتورها رو دارند.
ادغام فاکتورها، قابلیتی است برای اینکه چند آیتم از فاکتورهای مختلف یک فرد یا سازمان درقالب فاکتور جداگانه‌ای ثبت شود، استفاده می شود. مثلا سازمانی، اعلام میکند آیتمهای مربوط به یک مراسم خاص را در قالب یک فاکتور می‌خواهد یا فردی چندین سفارش در طول یک هفته را در یک فاکتور تجمیع شده لازم دارد.
یک کاربرد دیگر این ویژگی، تقسیم فاکتور، به معنی استخراج چند آیتم از یک فاکتور و ثبت بعنوان فاکتور جدید است. مثلا فردی سفارشی با 10 آیتم ثبت کرده و درخواست می کند 4 آیتم از این سفارش خارج و در قالب فاکتور دیگری برای او ثبت شود.
موارد این چنینی با استفاده از افزونه ادغام فاکتورها میسر است.
شرایط لازم برای ادغام فاکتورها
1- اولین شرایط لازم برای استفاده از این امکان، فعال بودن افزونه ادغام فاکتورها است که بصورت جداگانه خریداری و برای نرم‌افزار فعال میشود.
2- برای ادغام فاکتورها، باید فاکتورها مربوط به یک شخص باشد و نمیتوان فاکتور افراد مختلف را در یک فاکتور ادغام نمود.
3- کاربری که قصد استفاده از این امکان را دارد باید دسترسی به بخش ادغام فاکتورها داشته باشد. برای ایجاد دسترسی، مراحل زیر را انجام میدهیم.
1و2- افراد ⇤ گروه‌های دسترسی
به افراد ⇤ گروه‌های دسترسی رفته و گروه‌های کاربری را مشاهده میکنیم.
3و4- گروه دسترسی
گروه دسترسی مورد نظر را انتخاب و ویرایش می‌زنیم.
5و6- انتخاب دسترسی
زیرمجموعه دسترسی سفارشات ⇤ ادغام فاکتورها را انتخاب میکنیم.
7- اجازه استفاده
در صورتی که اجازه استفاده از این بخش غیرفعال باشد، آنرا فعال میکنیم.
روش ادغام آیتمها
برای انجام ادغام فاکتورها، مراحل زیر را انجام میدهیم:
1- ادغام فاکتورها
از منوی سفارشات ⇤ ادغام فاکتورها را انتخاب میکنیم.
2- پنجره ادغام فاکتورها
پس از باز شدن پنجره، آنرا به کنار صفحه منتقل میکنیم.
3- مدیریت آیتمها
از منوی سفارشات ⇤ مدیریت آیتمها را انتخاب میکنیم.
4- پنجره مدیریت آیتمها
پنجره مدیریت آیتمها را به گوشه دیگر صفحه جابجا کرده بطوریکه پنجره ادغام قابل مشاهده و دسترسی باشد.
5- متن
در قسمت متن فرم مدیریت آیتمها، نام مشتری را وارد کرده و جستجو میکنیم. آیتمهای سفارشات مشتری نمایش داده می شود.
6- انتقال آیتمها
آیتمهای مورد نیاز را انتخاب و به فرم ادغام می کشیم (Drag). با این کار آیتمها به فرم جدید منتقل و از مدیریت آیتم حذف میشود.
7- اطلاعات کلی
این بخش، اطلاعات فاکتور نهایی آیتمهای ادغامی را نشان می دهد و عنوان و شماره فاکتور و تاریخ سفارش قابل اصلاح است. توضیحات فاکتور هم قابل ثبت است.
8- آیتمها
آیتم‌هایی که قرار هست ادغام شود در این بخش نمایش داده می شود.
9- قیمت ها
قیمت های آیتمها، خدمات و طراحی و ... در این بخش نمایش داده می شود.
10- تایید نهایی
در صورتی که دیگر قصد افزودن آیتم ادغامی دیگری به این فاکتور نداشته باشیم، تایید نهایی انتخاب می شود.
پس از تایید آیتمها، فرم ثبت سفارش باز میشود.
11-مشخصات سفارش
مانند سفارش معمولی فروش، مشخصاتی مثل عنوان سفارش، نام مشتری و نام نمایشی، تاریخ و ... در این بخش قابل مشاهده و اصلاح است.
12- آیتمهای موجود در سفارش
آیتمهای سفارش که همان آیتمهای ادغام شده است را نمایش می‌دهد.
13- خدمات کلی سفارش
در این بخش میتوان برای کل سفارش، خدماتی را در نظر گرفت.
14- افزودن آیتم جدید
با استفاده از این دکمه میتوان علاوه بر آیتمهای ادغامی که در سفارش وجود دارد، آیتمها و خدمات جدید نیز به فاکتور افزود.
15- نمایش آیتمها
در این قسمت آیتمهای سفارش (چه ادغام شده ها و چه آیتم‌هایی که افزوده شده‌اند) لیست میشود و میتوان آنها را اصلاح کرد.
16- محاسبه قیمت و ثبت نهایی
پس از درج آیتمهای جدید و اصلاحات لازم، برای ثبت نهایی فاکتور به این تب منتقل می شویم.
17- قیمتها
مشخصات قیمت‌های فاکتور برای تمام آیتمهای ادغامی و آیتمها و خدمات افزوده شده در این بخش نشان داده می شود.
18- تایید
بمنظور ثبت نهایی فاکتور، این گزینه انتخاب می شود.
19- هشدار تایید سفارش
هشداری که نمایش می شود اعلام میکند که پس از تایید فاکتور ادغامی، آیتم ها از سفارشات قبلی حذف می شوند و اگر برای سفارشات قبلی با حذف آیتمهای ادغامی، آیتمی باقی نماند، خود سفارش نیز حذف خواهد شد و این عملیات غیر قابل بازگشت و بازیابی خواهد بود. بله انتخاب شود.
دقت شود پس از تایید این فرم، تا زمان مشاهده تاییدیه انجام عملیات، با فرم‌ها کاری نداشته باشید تا عملیات درست انجام شود. ممکن است بسته به تعداد آیتمها، مدت کوتاهی طول بکشد.
20- تایید انجام عملیات
پس از تایید فرم قبلی، پیام مبنی بر انجام موفقیت آمیز ادغام نمایش می شود.
21- سفارش جدید
در سفارشات ⇤ مدیریت سفارشات، می توان فاکتور ادغامی را مشاهده نمود.
22- فاکتور فروش
آیتم ها و خدمات مرتبط با آنها بدون تغییر قابل مشاهده می باشد.
تقسیم فاکتور
می توان با استفاده از این افزونه، چند آیتم را از میان آیتمهای فاکتور انتخاب و در قالب فاکتور جدید ثبت نمود.
روش انجام این عمل به این صورت است که یک فاکتور چند آیتمه را انتخاب کرده و آیتم هایی که لازم است در قالب فاکتور جدید، ثبت شوند به پنجره ادغام کشیده و رها می کنیم. سپس مراحل ثبت سفارش را انجام می دهیم. به این ترتیب، آیتم های انتخابی از فاکتور مبدا خارج و تشکیل فاکتور جدیدی می دهند.
نکات مهم در ادغام فاکتورها
1- قبل از شروع ادغام فاکتورها حتما از آزادبودن رم سیستم به میزان حداقل دو گیگابایت مطمئن شوید. از آنجایی که این فرآیند تقریبا حجم وسیعی از منابع سیستمی را اشغال خواهد کرد، سعی کنید در حین انجام ادغام فاکتورها، زیاد برنامه‌های سنگین دیگر را باز نگه ندارید.
2- ادغام فاکتور غیرقابل برگشت می باشد و نمیتوان پس از ادغام، بازگردانی انجام داد.
3- قیمت آیتم و خدمات، برابر با قیمت مندرج در سفارش مبدا است و حتی اگر تغییر قیمتی پس از سفارش انجام شده باشد، آیتم با همان قیمت قدیم روی سفارش قبلی، در سفارش جدید ثبت میشود.
4- اسناد انبارداری آیتم در سفارش قدیم، پس از ادغام، تغییر نخواهد کرد.
5- در صورتی که کل آیتمهای یک سفارش به فاکتور جدید منتقل شوند، خدمات کلی سفارش مبدا نیز به فاکتور ادغامی منتقل می شود ولی اگر بخشی از آیتمهای سفارش مبدا ادغام شود و سفارش پس از ادغام آیتمها حذف نشود، خدمات کلی آن منتقل نخواهد شد.
6- آیتمهای دارای خدمات، واسط و طراحی، بدون تغییر به سفارش جدید منتقل خواهند شد.
7- برای سفارش ادغام شده، یک سند بدهکاری جدید برای فرد ثبت می شود.
8- ادغام سفارشات حذف شده امکان پذیر نمی‌باشد.