شرح سوال

در حالت کلی پرداخت هزینه به روشهای مختلفی انجام پذیر می‌باشد که پرتکرارترین روشها پرداخت نقدی از صندوق یا کارت به کارت از حساب است که هزینه‌های معمول مانند هزینه‌های قبوض، کرایه پیک، تعمیرات دستگاه‌ها و ... را شامل می‌شود اما در برخی موارد، مبلغ این هزینه‌ها بسیار بالاست و بصورت چکی به طرف حساب پرداخت خواهد شد. نمونه‌هایی از این هزینه‌ها به این عناوین هستند: هزینه کرایه بار، خرید لوازم اداری و سخت افزاری، رهن و اجاره و ...
از آنجایی که پرداخت چکی فقط به افراد امکان‌پذیر است، چگونه این پرداخت‌ها در نرم افزار ثبت شود؟

جواب سوال

پرداخت چکی هزینه‌ها به دو روش امکان پذیر است: پرداخت بوسیله چک پرداختنی جدید و پرداخت بوسیله خرج چک دریافتی از مشتریان. در ادامه به این دو شکل اشاره خواهد شد.

برای پرداخت هزینه ابتدا از منوی عملیات حسابداری ⇤ ثبت سند اتوماتیک را باز کنید.

در فرم باز شده، ابتدا نوع سند را "ثبت هزینه" انتخاب کنید و تاریخ را در صورت نیاز تغییر دهید.
مبلغ و سرفصل هزینه را انتخاب کنید. در صورت نیاز اگر توضیحاتی لازم است، آنرا در همین فرم درج کنید.
در نهایت با "تایید" این تغییرات به فرم بعدی منتقل می‌شوید.

در این فرم روش پرداخت چک قابل انتخاب است که ما در این مستند دو روش چک و خرج چک را بررسی می‌کنیم. برای مشاهده سایر روشهای پرداخت به مستند انواع روش پرداخت هزینه مراجعه کنید.
برای انتخاب روش چد از دکمه معرفی F4 و برای خرج چک از دکمه معرفی F5 استفاده می‌شود.

پرداخت با ثبت چک

این روش زمانی استفاده می‌شود که شما برای پرداخت هزینه، از ایجاد چک جدید استفاده می‌کنید و چکی که به فرد داده می‌شود متعلق به خود شما است.
پس از انتخاب دکمه معرفیF4 روبروی فیلد چک، فرم انتخاب چک باز می‌شود.

1- افزودن چک

در این فرم، دکمه "افزودن چک" را انتخاب کنید.

2- اطلاعات حساب

در فیلدهای این فرم نوع حساب، تاریخ ثبت و سررسید چک به همراه دسته چک و مبلغ درج می‌شود.

3- شخص

در این فیلد شخصی که چک به او داده می‌شود انتخاب کنید. در صورتی که این فرد در لیست افراد شما قرار ندارد باید یا وی را به‌عنوان یکی از مشتریان در لیست افراد اضافه کنید یا یک فردی را تعریف کنید که همیشه در این شرایط به عنوان طرف حساب چک انتخاب شود. مثلا در این تصویر، ما یک فرد با نام "حمل و نقل" تعریف نموده‌ایم که چکهایی که به عنوان هزینه ثبت می‌کنیم به این فرد اختصاص می‌دهیم.

اختصاص چک هزینه به این فرد هیچ تاثیری در مانده فرد نخواهد داشت زیرا همزمان با ثبت سطر بدهکاری برای پرداختی چک به او، یک سطر بستانکاری برای دریافت به منظور تسویه هزینه در همان سند برای او ثبت می‌شود و عملا ثبت چک برای وی یک عمل خنثی است.
تصویر زیر سند درج شده برای ثبت هزینه با استفاده از چک است:

4- توضیحات

در این فیلد توضیحات مربوط به چک درج می‌شود.
این توضیحات در فرم مدیریت چکها قابل مشاهده است.

5- تایید

با انتخاب تایید، چک ایجاد می‌گردد.

6- انتخاب و تایید چک

در این فرم سطر چک ایجاد می‌شود که با انتخاب تایید، مبلغ چک به سند پرداختی اضافه می‌شود.

7- تایید فرم سند

در فرم سند، مبلغ چک به فیلد متناظر آن اضافه می‌شود. با تایید این فرم، سند حسابداری ایجاد می‌گردد.

پرداخت به روش خرج چک

در این روش یکی از چکهای دریافتی ما از مشتریان را برای پرداخت هزینه، خرج می‌کنیم.
برای این منظور در فرم اولیه ثبت سند با انتخاب دکمه معرفی در همان سطر خرج چک(دکمه F5)، به فرم انتخاب چک منتقل می‌شوید.

لیست ایجاد شده، چکهایی قرار دارند که در وضعیت قابل خرج شدن هستند.

1- انتخاب چک(ها)

در لیست مشاهده شده، چک(یا چکها)ی مورد نظر را انتخاب کنید. با انتخاب آنها، چک در سمت چپ به نمایش در‌می‌آید.

2- تایید

پس از انتخاب چک، دکمه "تایید" را بزنید.

با باز شدن فرم قبلی مشاهده خواهید نمود که مبلغ چکهای انتخابی در فیلد "خرج چک" مشاهده می‌شود.

3- تایید

با انتخاب تایید در این فرم، سند حسابداری خرج چک برای هزینه، ایجاد می‌شود.

جزئیات سند ثبت شده برای خرج چک پرداخت هزینه به این شکل است: