شرح سوال

برخی مواقع اتفاق می‌افتد که موجودی برخی کالاها در برنامه با اختلاف زیادی نسبت به موجودی اصلی آن نشان داده می‌شود و همچنین مثلا بخواهید موجودی یک کالا در انبار را صفر کرده و دوباره از نو به آن موجودی جدید بدهید. برای انجام این موارد چند روش وجود دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.

جواب سوال

برای ویرایش موجودی کالاها از سه روش درج سند دستی انبارداری، انبارگردانی و درج موجودی اولیه برای کالا، استفاده می‌شود. در ادامه به توضیح این سه روش و مزایا و معایب آنها می‌پردازیم.

1- ثبت سند انبارداری (بهترین و مطمئن ترین روش)

از این روش بیشتر زمانی استفاده می‌شود که تعداد کالایی که تغییر موجودی داده می‌شود یک عدد یا کالاهای کمی باشد.
روند تغییر موجودی اولیه در این روش به این شکل است که شما ابتدا از منوی انبارداری ⇤ ثبت سند انبارداری را باز می‌کنید. در این فرم با انتخاب هر کالا، موجودی آن نشان داده می‌شود. بعد تصمیم می‌گیرید که موجودی کالا در انبار را بر چه اساس تغییر دهید که به مطلوب خود برسید.

1- انتخاب انبار

ابتدا انباری که می‌خواهید موجودی کالا در آن را اصلاح کنید، انتخاب نمایید.

2- انتخاب کالا

کالای مورد نظر را در این فیلد انتخاب کنید.

3- موجودی کنونی

پس از انتخاب کالا، موجودی کنونی آن در انبار مشخص شده، نشان داده می‌شود. در صورتی که کالا "مقداری" باشد، تعداد آن و در صورتی که "متراژی" باشد، متراژ کل آن نمایش داده خواهد شد.

دقت داشته باشید شرط اصلی نمایش موجودی کالاها در این فرم، این است که گزینه "ثبت سند انبارداری" برای کالا حتما فعال شده باشد. برای بررسی این موضوع کافیست از فرم انبارداری ⇤ مدیریت کالا، کالای خود را انتخاب و ویرایش کنید. از فعال بودن این گزینه اطمینان حاصل نمایید.

پس از مشخص کردن موجودی کالا در انبار، دو راه برای تغییر موجودی به مقدار واقعی وجود دارد. راه اول، صفر کردن موجودی و سپس درج موجودی اصلی است. روش دوم محاسبه اختلاف موجودی واقعی و موجودی نرم افزار و ثبت سند به این میزان است.
در مثال زیر، موجودی واقعی این کالا 70 عدد و موجودی نرم افزار این کالا منفی 179 هست. در ادامه ابتدا اقدام به صفر کردن موجودی و سپس ثبت موجودی واقعی خواهیم نمود.

روش اول: صفر کردن و درج موجودی واقعی در دو سطر جداگانه

4- صفر کردن موجودی

برای اینکه موجودی کنونی انبار صفر شود، همان تعداد موجود در انبار را وارد کرده و با توجه به اینکه این تعداد مثبت یا منفی باشد، نوع "ورود به انبار(برای صفر کردن تعداد منفی)" یا نوع "خروج از انبار(برای صفر کردن تعداد مثبت)" انتخاب می‌شود.
در این مثال چون موجودی کالا در حال حاضر منفی است، به همان تعداد "ورود به انبار" می‌زنیم.

5- درج در سند

پس از مشخص کردن تعداد و نوع تراکنش انبار، گزینه "افزودن به سند" را انتخاب می‌کنیم. در این حالت یک سطر به سند اضافه خواهد شد.

حالا اطمینان داریم که موجودی کالا در انبار مشخص شده، صفر است. وقت آن هست که موجودی دقیق کالا را درج نماییم.
در همین فرم و بدون اینکه آن‌را بسته یا تایید کنیم، اقدام به درج موجودی اصلی می‌نماییم:

6- تعداد واقعی

پس از درج تراکنش قبلی، فیلد کالا تغییری نخواهد کرد. در فیلد تعداد، موجودی دقیق کنونی را وارد می‌کنیم.

7- افزودن به سند

پس از بررسی تمامی موارد لازم، دکمه "افزودن به سند" را انتخاب می‌کنیم.
تراکنش بصورت یک سطر جدید به سند اضافه خواهد شد.

8- تایید نهایی

پس از درج موجودی واقعی، دکمه "تایید" را انتخاب کرده تا سند انبارداری ثبت و موجودی کالا بروز شود.

روش دوم: محاسبه اختلاف موجودی و درج موجودی با ثبت سند با این مقدار

در این روش نیازی به صفر کردن موجودی نیست و فقط کافیست اختلاف موجودی وافعی و موجودی نرم افزار را حساب کرده و مقدار آن‌را در فیلد "تعداد" درج کنید تا به موجودی اصلی، دست پیدا کنید.
در مثال بالا موجودی واقعی 70 و موجودی در انبار نرم افزار برابر منفی 179 است. با محاسبه اختلاف این مقادیر خواهیم داشت:

1- درج تعداد

اختلاف مقادیر محاسبه شده را در حالت ورود به انبار درج می‌کنیم.

2- افزودن به سند

پس از کنترل درست بودن مقادیر، دکمه "افزودن به سند" را انتخاب می‌کنیم.

3- تایید

از آنجایی که در این روش، نیازی به درج بیش از یک سطر نیست، پس از ثبت سطر جدید، دکمه "تایید" را انتخاب می‌کنیم.

1- پیشنهاد می‌شود برای مشخص شدن ماهیت سند انبارداری در همه گزارشات، برای اسناد دستی ثبت شده، حتما توضیحاتی را تحت عنوان "شرح سند" وارد کنید.

2- در هر باز ثبت سند دستی می‌توانید به تعداد بی‌نهایت سطر مختلف درج و در نتیجه موجودی کالاهای متعدد را اصلاح نمایید و هیچ محدودیتی از این نظر وجود ندارد. کافیست پس از ثبت سطر مربوط به هر کالا، در فیلد مربوطه کالای دیگر را انتخاب و درج کنید.
2- سند نبارداری ثبت ده در این روش، در فرم "گزارش اسناد انبارداری" قابل مشاهده و ویرایش است.
3- در نظر داشته باشید اصلاح موجودی به این روش تاثیر مستقیم و موثری در محاسبه سود خواهد داشت. چون موجودی کالا را تغییر می‌دهد. لذا در صورتی که از بخش "محاسبه سود" نرم افزار استفاده می‌کنید استفاده از این روش توصیه نمی‌شود.

2- انبارگردانی

یکی دیگر از روش‌های اصلاح موجودی، استفاده از فرم انبارگردانی است. این روش بیشتر برای مواقعی مناسب است که نیاز است تعداد زیادی از کالاها را ویرایش نماییم.
برای مشاهده مستند کامل روند انبارگردانی به این لینک مراجعه فرمایید.
ابتدا از مسیر انبارداری ⇤ انبارگردانی را باز کنید.

1- فیلترهای جستجو

در این بخش فیلترهای جستجوی مربوط به کالاهای مدنظر خود را انتخاب می‌کنیم. در نظر داشته باشید در صورتی که انبار در این فیلترها "نامعین" باشد، موجودی کل انبارها نشان داده می‌شود ولی در صورتی که انبار مشخص شود، موجودی فقط در همان انبار مشاهده خواهد شد.
در صورت انتخاب رسته و گروه، تمامی کالاهای همان رسته نشان داده می‌شود.
در صورتی که کالای خاصی مد نظر هست می‌توان نام آن‌را در "متن جستجو" وارد کرد.

2- افزودن همه کالاها

با انتخاب این دکمه، همه کالاهای مشمول فیلترهای مشخص شده بالا، به جدول زیر اضافه می‌شوند.

4- بارگزاری موجودی

با انتخاب این گزینه، موجودی کالاها(متراژی و مقداری) در ستون‌های مربوطه، نشان داده می‌شود.

5- ستون تعداد و متراژ شمارش شده

در این ستون‌ها مقدار هر کالا در انبار نشان داده می‌شود. در صورتی که نیاز به تغییر موجودی هر کالایی داشتیم کافیست عدد موجودی صحیح آن‌را در این ستونها درج کنیم.

5- پایان عملیات انبارگردانی

پس از درج موجودی صحیح کالاها، دکمه "پایان عملیات انبارگردانی" را انتخاب کنید.

6- تایید اطلاعات کالاها

در فرمی که باز می‌شود، تمامی کالاهای نرم افزار با مقادیر اولیه(در ستون تعداد/متراژ واقعی) و مقادیر ثبت شده توسط ما(ستون تعداد/متراژ اندازه گیری شده) نشان داده می‌شود. دکمه "اطلاعات مورد تایید است" را انتخاب کنید.

7- شروع عملیات

در این پنجره، سرفصل‌های درگیر در سند حسابداری مربوط به انبارگردانی، مشخص می‌شود. طرف حساب انبارگردانی، سرفصلی با ماهیت "هزینه" است که میزان مبلغ حسابداری ناشی از جابجایی موجودی واقعی و نرم افزار، در آن درج می‌شود.

3- موجودی اولیه

اگر در هنگام تعریف یک کالای جدید، از آن در انبار موجودی داشته باشیم و نخواهیم سند خرید و ... ثبت شود، کافیست به آن کالا موجودی اولیه بدهیم.

در فرم انبارداری ⇤ مدیریت کالا، "افزودن کالا" را انتخاب می‌کنیم.


در این فرم پس از درج اطلاعات مربوط به کالا، به زبانه "موجودی اولیه" رفته و موجودی کالا (با توجه به متراژی یا مقداری بودن آن) در هر انباری که لازم است وارد می‌کنیم.
ستون "ارزش واحد" به عنوان ارزش کالای موجود در انبار در فرآیند "محاسبه سود" کاربرد دارد و درج آن اختیاری است.
در نهایت، با "تایید" این فرم، کالا و موجودی آن ثبت می‌شود.

سند ثبت شده در فرم "مشاهده اسناد انبارداری" قابل مشاهده و ویرایش است.

بطور کلی مزایا و معایب هر کدام از روش‌های اصلاح موجودی به این شرح است: