شرح سوال

آیا می‌توان برای سفارشات آنلاین، درخواست ارسال و هزینه در نظر گرفت؟ چگونه درخواست‎های ارسال را در نرم افزار، مدیریت کنیم؟

جواب سوال

یکی از موارد خیلی مهم در سفارشات آنلاین این است که کاربری که ثبت سفارش انجام می‌دهد، تمامی مراحل سفارش وی بصورت آنلاین و از راه دور انجام شده و در آخر بتواند درخواست ارسال به محل را نیز ثبت کند. همچنین شما می‌توانید برای این درخواست‌ها از کاربر درخواست هزینه هم داشته باشید.
روند کلی ثبت سفارش به همراه درخواست ارسال به این شکل است:
ابتدا سفارش ثبت شده و به چاپخانه ارسال می‌شود.
چاپخانه بر اساس مراحلی که جریان آماده سازی این آیتم دارد، کار را انجام می‌دهد.
وقتی سفارش به مرحله‌ای رسید که آماده ارسال است ( و قبلا به عنوان مرحله ارسال تعریف شده) کاربر سفارش دهنده می‌تواند به پنل خود مراجعه و در بخش "سفارشات آماده ارسال"، آیتم خود را ببیند. حال کافیست برای آن آیتم یک درخواست ارسال ثبت نماید.
این درخواست در نرم افزار مجموعه نشسته و با استفاده از مشخصات مشتری، ارسال انجام می‌گردد.

روند انجام:

الف) مشخص کردن مرحله آماده ارسال
ب) تعریف خدمت ارسال و ثبت خصوصیت
ج) قیمت دهی به خدمت
د) تعیین خدمت پیش فرض ارسال آنلاین
و) امکان انتخاب خدمت توسط کاربر
ه‍) مشاهده و رسیدگی به درخواست‌های ارسال
در ادام‍‍‍‍‍ه به توضیح تک تک این مراحل می‌پردازیم:

الف) مشخص کردن مرحله آماده ارسال

اولین کار مشخص کردن مرحله‌ای است که آیتم در این وضعیت آماده ارسال برای مشتری است.

ابتدا منوی اطلاعات پایه ⇤ مدیریت جریان‌ها را باز کنید.

1- افزودن مراحل به جریان

روی جریان راست کلیک کرده و گزینه "اضافه کردن مراحل" را انتخاب کنید.

2- ستون آماده تحویل

در جدول سمت چپ که مراحل مربوط به جریان را نشان می‌دهد، تیک ستون آماده تحویل مربوط به سطر نام مرحله مدنظر خود را فعال کنید.

امکان انتخاب چندتایی ستون "آماده تحویل" وجود دارد و در این صورت آیتم در هر کدام از آن مراحل باشد، امکان ثبت درخواست ارسال برای آن وجود خواهد داشت.

3- تایید

بعد از انتخاب مراحل مورد نظر، با تایید این فرم، تغییرات ذخیره و پیغامی مبنی بر ثبت موفق داده‌ها نشان داده می‌شود.

به همین شکل برای تمامی جریان‌هایی که در سفارشات آنلاین هستند، مرحله آماده تحویل را مشخص کنید.

ب) تعریف خدمت ارسال و درج خصوصیت و قیمت‌دهی آن

تعریف خدمت

پس از مشخص کردن مرحله‌ها، نوبت به تعریف خدمت ارسال است که به کاربر نشان داده می‌شود.

از منوی انبارداری ⇤ مدیریت خدمات را انتخاب کنید.

1- افزودن خدمت جدید

برای تعریف خدمت جدید گزینه "افزودن" را انتخاب کنید.

اگر از قبل خدمت ارسال تعریف شده دارید، مستقیم به مرحله 5 (ثبت خصوصیت برای خدمت) بروید.

2- مشخصات عمومی خدمت

در فیلدهای بالای فرم، عنوان و رسته و گروه خدمت را مشخص کنید.

3- نحوه محاسبه قیمت

در زبانه "قیمت‌دهی"، فیلد مربوط به نحوه محاسبه قیمت را بر روی "مقداری" قرار دهید.

4- تایید

برای ذخیره تغییرات گزینه "تایید" انتخاب شود.
خدمت مدنظر ما نیازی به تکمیل موارد دیگر مشخصات فرم ندارد.

پس از تعریف خدمت، برای نمایش باید این خدمت دارای خصوصیت باشد و اختصاص خصوصیت به خدمتِ "ارسال" امری اجباری است.

اختصاص خصوصیت

5- ثبت خصوصیات

برای خدمت مورد نظر، دکمه "ثبت خصوصیات" را انتخاب کنید.

6- افزودن خصوصیت

برای تعریف خصوصیت جدید از گزینه "افزودن" استفاده می‌کنیم.

7- اطلاعات خصوصیت

در این فیلدها نام خصوصیت را انتخاب نمایید. نوع آن را روی "مجموعه" و اعضای آن را "رشته واژگان" تعیین کنید.
برای تعریف این اعضا دکمه "افزودن" را انتخاب کنید.

8- افزودن اعضا

در فرم باز شده، در فیلد "مقدار" ، نام عضو را وارد کرده و گزینه "افزودن" را بزنید.

9- تایید

پس از مشخص شدن همه اعضای مجموعه، "تایید" را انتخاب کنید.

10- تایید کلی

در نهایت پس از بسته شدن فرم "اعضای مجموعه"، گزینه "تایید" فرم خصوصیت را انتخاب کنید.




پس از تعریف خصوصیت، این مورد به سطرهای مدیریت خصوصیات اضافه می‌شود.

11- اختصاص خصوصیت به خدمت

برای اختصاص این خصوصیت به خدمت ارسال، کافیست گزینه "انتخاب" این سطر را فعال نمایید. در این‌صورت، این سطر در جدول سمت چپ، مشاهده خواهد شد.

12- تایید

در نهایت با انتخاب گزینه "تایید"، عملیات اختصاص خصوصیت به خدمت به پایان می‌رسد.

ج) قیمت‌دهی به خدمت

برای خدمت ارسال سفارش از نظر قیمت‌دهی دو شرایط ممکن می‌باشد:
1- ثبت درخواست ارسال برای کاربر هزینه نداشته و ارسال یا رایگان است یا باید هزینه در هنگام تحویل بسته پرداخت شود. برای این مورد نیازی به انجام قیمت‌دهی نیست و هزینه صفر برای ارسال در نظر گرفته می‌شود.
2- در همان لحظه ثبت درخواست ارسال، هزینه حمل باید توسط مشتری به ما پرداخت شود.
برای قیمت دهی به خدمت ارسال، باید به خصوصیات آن قیمت بدهید:

1- دسترسی به فرم "قیمت‌دهی مبتنی بر خصوصیت"

بر روی آیکون "دارای خصوصیت" کلیک کنید تا فرم قیمت‌دهی باز شود. همچنین می‌توانید با علامت‌گذاری سطر خدمت و انتخاب گزینه "قیمت‌دهی مبتنی بر خصوصیت" در زیرمنوی "قیمت‌دهی"، به فرم قیمت‌دهی دست پیدا کنید.

2- افزودن به جدول قیمت‌دهی

در جدول سمت چپ، خصوصیت مشاهده می‌شود که با انتخاب و کشیدن (Drag&Drop) آن به جدول قیمت‌دهی(جدول سمت راستی)، اعضای خصوصیت برای قیمت‌دهی نشان داده می‌شود.

3- درج قیمت

مقدار قیمت هر کدام از خصوصیات را بر اساس گروه قیمتی، ثبت کنید.

4- ذخیره

پس از درج همه قیمت‌ها، گزینه "ذخیره کامل" را انتخاب کنید تا تغییرات ذخیره شود. در صورتی که بدون ذخیره کردن، فرم بسته شود، هیچ کدام از تغییرات اعمال نخواهد شد!

5- بستن فرم

پس از ذخیره داده‌ها، فرم را ببندید و به این ترتیب روند قیمت‌دهی به خدمت ارسال به اتمام می‌رسد.


نمایش این قیمت‌ها به کاربر آنلاین به شکل زیر خواهد بود:

د) تعیین خدمت پیش‌فرض ارسال

پس از تعریف خدمت و اختصاص خصوصیت به آن، باید در تنظیمات برنامه، این خدمت را به عنوان "خدمت پیش‌فرض ارسال" مشخص نماییم. برای این کار ابتدا از مسیر تنظیمات ⇤ تنظیمات برنامه را باز کنید.

در فرم تنظیمات برنامه، گزینه "تنظیمات جدید" را انتخاب کنید.



1- "تنظیمات سایت آنلاین" را انتخاب کنید تا گزینه‌های آن مشاهده شود.
2- از لیست خدمات در فیلد "خدمت ارسال پیش‌فرض"، خدمت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
3- با تایید این فرم و همچنین تنظیمات برنامه، تغییرات اعمال می‌شود.

و) ثبت درخواست ارسال توسط کاربر

کاربر پس از ثبت سفارش با مراجعه به بخش "درخواست ارسال" می‌تواند آیتم‌هایی که در وضعیت "آماده ارسال" هستند را مشاهده و برای آن‌ها درخواست ارسال ثبت نماید.

1- بخش درخواست ارسال

برای نمایش آیتم‌های آماده ارسال، کاربر باید در پنل سایت خود به بخش درخواست ارسال مراجعه کند.

2- بخش اقلام آماده تحویل

در بالای پنجره، لیستی از آیتم‌های آماده تحویل نشان داده می‌شود. امکان انتخاب چندتایی در این لیست وجود دارد و می‌توان حتی همه آیتم‌ها را یک‌جا انتخاب نمود.

3- بخش مشخصات تحویل گیرنده

در این فیلدها کاربر نام تحویل گیرنده و آدرس را درج می‌کند. در بخش توضیحات هم می‌تواند توضیحات بیشتر را وارد نماید. در صورتی که کاربر از قبل آدرسی ثبت کرده باشد در این بخش قابل انتخاب و نمایش است.

4- انتخاب خدمت

در این بخش اگر خدمت ارسال داشته باشیم، خصوصیات آن توسط کاربر قابل انتخاب است و اگر این خصوصیت‌ها قیمت‌دهی داشته باشند، با انتخاب هر کدام، هزینه آن نمایش داده می‌شود و کاربر برای ثبت نهایی درخواست خود ملزم به پرداخت مبلغ آن با استفاده از گزینه "پرداخت از طریق بانک" خواهد بود.

نمایش رسید ثبت درخواست

پس از پرداخت هزینه ارسال، یک رسید به کاربر نمایش داده خواهد شد که اطلاعات کامل درخواست در آن درج شده.

مشاهده درخواست‌های ثبت شده

برای مشاهده درخواست‌های ثبت شده در سایت، به مسیر "بایگانی درخواست‌های ارسال" مراجعه نمایید.

با استفاده از آیکون "ذره‌بین" در ستون "عملیات"، فرم تاییدیه همان درخواست ارسال با جزئیات آن قابل مشاهده است.

ه‍) مشاهده و مدیریت درخواست‌های ارسال

درخواست‌های ارسال ثبت شده توسط کاربران سایت در نرم افزار قابل مشاهده هستند. کاربر نرم افزار باید با توجه به جزئیات، آیتم‌های فرد را برای او ارسال نماید.
ابتدا از مسیر انبارداری ⇤ درخواست‌های ارسال را باز کنید.

در این فرم لیستی از درخواست‌های ثبت شده مشاهده خواهید کرد که جزئیات درخواست به طور کامل درج شده است و بر اساس آن ارسال انجام می‌شود.

A- فیلترهای جستجو

در این بخش فیلترهایی بابت جستجو و نمایش درخواست‌ها قابل مشاهده است.
این فیلترها شامل آدرس، وضعیت درخواست و نام فرد است.

B- لیست درخواست‌ها

در این جدول لیست کامل درخواست‌ها نمایش داده می‌شود. این جزئیات که در ستون‌های این جدول درج می‌شود شامل جزئیاتی است که مشتری ثبت کرده مانند: گیرنده، مبلغ، تاریخ ایجاد، شرح، آدرس، خصوصیات و نام فرد ثبت کننده درخواست؛ و همچنین برخی موارد که کاربر نرم افزار آنرا درج می‌کند شامل وضعیت درخواست و تاریخ ارسال. در ادامه به چگونگی درج این دو ویژگی اشاره خواهیم کرد.

C- ویرایش درخواست

1- ویرایش نام تحویل گیرنده
2- انتخاب تاریخ ارسال
3- لیست آیتم‌های موجود در بسته: در صورتی که چندین آیتم در بسته باشد، می‌توانید با استفاده از دکمه "حذف (X)"، آن‌را حذف نمایید. ولی اگر فقط یک آیتم مانده باشد، قابل حذف شدن نیست.
4- هزینه ارسال و امکان تغییر خصوصیت آن خدمت
5- افزودن آیتم به بسته ارسالی: با این گزینه می‌توانید از بین سفارشات ثبت شده این فرد، آیتم‌هایی به بسته اضافه نمایید تا بصورت یکجا ارسال شود.
6- آدرس: در این بخش می‌توانید از بین آدرس‌هایی که فرد تابحال ثبت کرده، آدرس مورد نظر را تغییر دهید. همچنین با استفاده از دکمه "اضافه کردن آدرس جدید" می‌توانید آدرس جدیدی به لیست آدرس‌های ذخیره شده اضافه کنید.
7- توضیحات مربوط به سفارش
8- ذخیره تغییرات: در پایان با استفاده از این گزینه، تغییرات اعمال خواهد شد در غیر این‌صورت و اگر فرم را بدون ذخیره کردن ببندید، هیچ تغییری اعمال نمی‌شود.

D- چاپ

با استفاده از این گزینه می‌توانید رسید ارسال بسته را چاپ نموده و به همراه بسته ارسال نمایید. قالب این رسید به این شکل است:

E- عملیات

.
این شامل سه زیرمنوی تغییر وضعیت، مشاهده تاریخچه و مشاهده آیتم‌ها می‌شود.

منوی راست کلیک روی هر درخواست هم همین زیرمنوها را شامل می‌شود:

1- تغییر وضعیت

از این گزینه برای باز کردن فرم مربوط به "تغییر وضعیت" درخواست استفاده می‌شود.

این فیلد شامل پنج وضعیت "نامعین"، "ثبت شده"، "پرداخت شده"، "ارسال شده" و "عدم ارسال" می‌باشد که در کنار آن می‎توانید توضیحاتی را هم درج کنید. همچنین این امکان فراهم شده که فایل هم ضمیمه این سند شود (مانند رسید ارسال و ...)

2- مشاهده تاریخچه

این گزینه هم شامل لیستی از تاریخچه وضعیت‌های این درخواست می‌شود. در هر سطر این جدول مشخصات یکی از تغییر وضعیت‌ها درج می‌شود که شرح و همچنین فایل ضمیمه شده آن هم قابل نمایش است.

اولین و دومین سطر در این جدول همیشه مربوط به ثبت و پرداخت درخواست ارسال می‌باشد.

3- مشاهده آیتم‌ها

این گزینه هم فرم آیتم‌های موجود در این درخواست را باز می‌کند.

نکته بسیار مهم: امکان ثبت درخواست ارسال در پنل آنلاین برای سفارشاتی که بصورت محلی ثبت شده هم وجود دارد. به این شکل که کاربر به بایگانی سفارشات مراجعه کرده و سفارش او اگر به مرحله ارسال رسیده بود، می‌تواند برای آن درخواست ارسال ثبت نماید و روند آن کاملا مشابه سفارشات آنلاین است.