چگونه کالای بنر را انبارداری کنیم؟

یکی از کالاهای منحصر بفرد حوزه چاپ، کالای بنر است. این کالا با توجه به اینکه رول با عرض‌های مختلفی دارد، و برای هر سفارش نمی‌توان هنگام ثبت سفارش، به طور دقیق مشخص نمود از چه رولی استفاده خواهد شد، روشهای منحصربفردی برای انبارداری دقیق این کالا وجود دارد.

قبل از هر چیز، ذکر چند نکته ضروری است:
1- ثبت سفارش خرید بصورت دقیق، نکته بسیار مهمی است. در صورتی که در مورد هر کالایی، اگر سفارشات خرید و ورود به انبار دقیق ثبت نشود، هر چقدر سفارشات فروش و خروجی را توجه داشته باشیم، نتیجه مناسبی نخواهد داد.
2- واحد کالاها در ثبت اسناد ورودی و خروجی، باید یکسان باشد. به این شکل که اگر سفارشات فروش قرار است متراژی باشد، ورود به انبار را نیز باید بصورت متراژی درج کنیم.

اولین مرحله، تعریف یک کالای "بنر" می‌باشد. این کالا، برای تمام سفارشات بنر مانند تسلیت، مناسبتی و هر موضوع دیگر کاربرد دارد. نکته مهم در تعریف کالا این هست که گزینه "ثبت اسناد ورود و خروج به انبار" را غیرفعال کنیم.

روش ثبت سند کالای مصرفی

در این روش، پس از ثبت و آماده سازی سفارش و اینکه مشخص شد از چه بنری برای کالا استفاده شده، برای آیتم، سند کالای مصرفی ثبت می‌کنیم.
مثلا فرض کنید سفارش بنر تسلیت با عرض 2 و ارتفاع 1.20 متر آماده و برای این سفارش از رول بنر عرض 2.20 استفاده شده است. پس از اینکه ثبت سفارش انجام شد، به فرم سفارشات ⇤ مدیریت سفارشات رفته و در جدول سفارشات، آن سفارش را انتخاب می‌کنیم.

در جدول آیتم‌های آن سفارش، روی آیتم بنر راست کلیک کرده و گزینه "ثبت مواد مصرفی کالا" را انتخاب می‌کنیم.

این فرم شامل دو بخش اطلاعات آیتم و کالاهای مصرفی می‌باشد.

در بخش بالایی فرم، مشخصات آیتم شامل شناسه، عنوان و نام کالا، عرض و ارتفاع و تعداد نشان داده می‌شود. در سطر پایین‌تر، جمع کل فاکتور نشان داده شده که قابل ویرایش نیست و توضیح سند در سند انبارداری که ثبت خواهد شد، نشان داده می‌شود. انباری که می‌خواهیم کالای مصرفی از آن خارج شود را انتخاب و تاریخ ثبت سند را هم به صورت دستی می‌توان تغییر داد.
جدول کالای مصرفی شامل اطلاعات زیر است:

1- نام و کد کالا

در این فیلد هم می‌توانید اگر کد کالا را دارید، با وارد کردن آن در ستون مربوطه و کلیک بر روی ستون بعدی، کالای مورد نظر در ستون نام کالا نشان داده می‌شود. همچنین با کلیک بر روی سطر نام کالا، می‌توانید آنرا جستجو و انتخاب کنید.

2- عرض و ارتفاع و تعداد

در این فیلدها، عرض و ارتفاع کالای مصرفی خود را وارد می‌کنید. توجه داشته باشید لزوما این عرض و ارتفاع دقیقا برابر با ابعاد آیتم نخواهد بود. ممکن است مثلا مقداری از کالای شما موقع برش از بین برود یا عرض سفارش از عرض رول بنر کوچکتر باشد و شما مقداری ضایعات خواهید داشت. سعی کنید دقیقا همین ابعادی که از رول بنر شما مصرف می‌شود را وارد کنید. ستون س.م برای وارد کردن ابعاد سانتیمتری است و اگر ابعاد ورودی شما سانتیمتر است این گزینه را تیک بزنید.

3- درصد و ارزش

این فیلدها تاثیری در اسناد حسابداری شما ندارد و صرفا جهت محاسبه سود و زیان آن کالاست. ارزش، قیمت تمام شده برای آن کالا می‌باشد. چنانچه درصد را وارد کنید، ارزش کالای مصرفی با توجه به قیمت آیتم، محاسبه می‌شود.

4- ضایعات کالای مصرفی

در فیلد ضایعات، ضایعات کالای مصرفی را بصورت دستی وارد می‌کنید. همچنین می‌توانید از گزینه "محاسبه پرتی" استفاده نمایید که با این کار، نرم افزار اختلاف ابعاد کالای مصرفی و آیتم سفارش گذاری شده را محاسبه و در فیلد ضایعات وارد می‌کند. مثلا برای این سفارش نمونه، ابعاد آیتم بنر 1.2 * 2 می‌باشد، با توجه به اینکه از رول 2.20 استفاده شده، 20 سانتی متر عرض رول، اضافی و ضایعات است که با توجه به طول 120 سانتی متر، ضایعات و پرتی این کالا برای آیتم حدود 0.24 متر مربع است. این فیلد فقط برای مشاهده است و تاثیری در سرفصل‌ها یا دیگر بخشها ندارد.

5- سطر جدید

برای ایجاد سطر جدید برای ثبت کالای مصرفی دیگر از این گزینه استفاده می‌شود.

6- تایید تغییرات

با انتخاب گزینه تایید، سند مواد مصرفی ثبت و سند انبارداری مرتبط با آن ایجاد می‌گردد.

روش ثبت سند دستی انبارداری

این روش هم برای مواردی که نمی‌خواهید برای تک تک سفارشات سند مصرفی جداگانه بزنید، کاربرد دارد. به این شکل که مثلا به صورت روزانه، آمار کل متراژ بنرهای فروش رفته را گرفته و یک سند خروج از انبار برای بنر مصرفی ثبت می‌کنید.

الف) مشاهده آمار فروش کالا

برای مشاهده بنرهای فروش رفته می‌توانید از جستجوی پیشرفته استفاده نمایید. برای این کار ابتدا از منوی سفارشات ⇤ جستجوی پیشرفته را باز کنید:

1- تاریخ سفارش

تاریخ ثبت را تعیین کنید. مثلا اگر برای همان روز می‌خواهید، تاریخ اول و آخر دوره را تاریخ همان روز انتخاب نمایید.

2- انتخاب کالا

کالا یا کالاهایی که باید بر مبنای آن کالای مصرف شده تعیین شود را انتخاب کنید. این فیلد قابلیت انتخاب چندتایی هم دارد.

3- جستجو

پس از تکمیل فیلدهای مربوطه، گزینه جستجو را انتخاب کنید.

4- تب آیتمها

در این تب، آمار آیتمهای جستجو شده نمایش داده می‌شود. این آمار شامل مشخصات سفارش، ابعاد و تعداد آیتمی که شامل آن کالا است و همچنین قیمتهای فروش آیتم می‌شود.

5- ستون ارتفاع

داده‌ای که مورد نیاز ما است ستون ارتفاع می‌باشد که برابر طول بنری است که برای این کالا استفاده شده. فقط نکته حائز اهمیت این است که اولا باید دقت کنید که با توجه به رول بنر مصرف شده برای هر آیتم، آمار آنرا در نظر بگیرید ثانیا ممکن است یک سطر بیش از یک عدد سفارشگذاری شده باشد. این تعداد هم باید در طول استفاده شده در نظر گرفته شده باشد.
در صورتی که تمام سطرها از یک رول بنر و تعداد همه سطرها هم 1 باشد، می‌توانید از مجموع ستون که در پایین‌ترین سطر با رنگ قرمز مشخص شده، استفاده نمایید.

ب) ثبت سند دستی

بعد از اینکه از آمار مصرف بنر آگاه شدید می‌توانید سند دستی انبارداری آن را ثبت نمایید.
برای این کار از منوی انبارداری ⇤ ثبت سند انبارداری استفاده نمایید:

1- اطلاعات سند

در این فیلدها می‌توان تاریخ و ساعت سند و همچنین توضیحاتی درباره شرح سند درج نمود.

2- اطلاعات انبار

در این بخش نوع سند که خروج از انبار است و انباری که باید موجودی از آن برداشته شود انتخاب می‌کنید.

3- اطلاعات کالا

در این بخش نام کالا، ابعاد و تعداد آن و همچنین قیمت آن(جهت محاسبه سود) درج می‌شود. دقت شود ابعاد کالا لزوما نیاز نیست با ابعاد کالای فروش رفته یکسان باشد و باید دقیقا مقداری که مصرف شده را وارد کنید.

4- افزودن به سند

پس از وارد کردن جزئیات کالا، با انتخاب این گزینه سطر مربوطه به سند اضافه می‌شود.

5- تایید

با انتخاب این گزینه، سند خروج از انبار این کالا ثبت نهایی شده و از موجودی آن کم می‌شود.

1- روش ثبت کالای مصرفی، روش دقیق‌تری نسبت به روش سند دستی می‌باشد.
2- در صورتی که از کالای مصرفی استفاده نماییم، می‌توان برای هر سفارش بطور جداگانه آمار کالای مصرفی را مشاهده نمود ولی برای اسناد دستی که بصورت کلی ثبت شود، این امکان وجود ندارد.
3- این روش‌ها فقط برای حالتی پیشنهاد شد که موقع ثبت سفارش نتوان بنری که برای آن مصرف می‌شود را مشخص نمود. در صورتی که از همان ابتدا این موضوع مشخص است می‌توانید از درج همان کالای بنر اصلی برای ثبت سفارش استفاده نمایید.
4- روشهای گفته شده صرفا جهت پیشنهاد هستند و تنها راه‌های موجود نیست.