این ویژگی برای مشتریانی که افزونه کالرآیدی برای آنها فعال باشد، کاربرد دارد.

شرح سوال

تاریخچه چیست و چگونه ثبت می‌شود؟ کاربردهای این ویژگی چیست؟

جواب سوال

تاریخچه چیست؟

تاریخچه بخشی از نرم افزار است که میتوان برای فعالیت‌های مرتبط با مشتریان و سفارشات، جزئیاتی را جهت بهره برداری آینده، ثبت نمود. این جزئیات شامل: مراجعات، مکالمات، روند ثبت سفارشات و ... می‌باشد که هر کاربری که دسترسی به این بخش داشته باشد می‌تواند ثبت نماید تا دیگر کاربران و خود وی بتوانند از این اطلاعات استفاده نمایند.


ویژگی تاریخچه دو کاربرد کلی دارد که در ادامه بررسی خواهیم کرد.

کاربرد اول: ثبت تاریخچه تماس مشتری

در صورت فعال بودن کالرآیدی روی سیستم، در حالتی که مشتری با شماره‌ای که برای او در نرم افزار ثبت شده، با دفتر تماس بگیرد، به محض برقراری تماس ورودی، یک تاریخچه برای او بصورت اتوماتیک ثبت خواهد شد. این تاریخچه از نوع تماس ورودی خواهد بود. در حالتی که به شماره فرد تماس خروجی گرفته شود، تاریخچه ثبت شده از نوع تماس خروجی خواهد بود و پس از اتمام مکالمه و قطع ارتباط، ایجاد می‌گردد. می‌توان با انتخاب تاریخچه ثبت شده و ویرایش آن، اگر توضیحات یا مورد خاصی در مورد شرح تماس وجود داشت، برای استفاده در آینده، درج نمود.

برای اطلاعات بیشتر در مورد کالرآیدی می توانید از لینک زیر استفاده نمایید.

• کاربردهای افزونه کالرآیدی

در طی هر تماس، نرم افزار برای تمامی کاربرانی که چاپیارشون باز باشد تاریخچه تماس ثبت خواهد کرد. یعنی اگر ده کاربر در مجموعه فعال باشد و همه به کالرآیدی دسترسی داشته باشند، با یک تماس، 10 سطر تاریخچه تماس ثبت می‌شود(به ازای هر فرد یک سطر). برای جلوگیری از این مورد کافیست دسترسی افرادی که ارتباطی به تلفن و پاسخگویی به مشتریان ندارند را غیرفعال نمایید.
برای این کار از منوی افراد ⇤ گروه‌های دسترسی را باز کنید.

در ادامه گروه دسترسی مورد نظر را انتخاب و ویرایش بزنید:

دسترسی بخش "کالرآیدی" را انتخاب و غیرفعال کنید.

از این پس دیگر برای کاربران با این گروه دسترسی، تاریخچه تماس اتوماتیک ثبت نخواهد شد.

کاربرد دوم: ثبت دستی تاریخچه برای مشتری

کاربرد دیگر این ویژگی، این است که می توان برای هر مشتری، یک تاریخچه بصورت غیراتوماتیک ثبت کرد و این تاریخچه بعدا برای استفاده در دسترس خواهد بود. مواردی از قبیل، مراجعه مشتری به دفتر و ذکر نکته مهمی که باید ثبت شود، ثبت تاریخچه سفارشات برای مشتریان دایمی دفتر، ایجاد امتیاز ویژه برای مشتریان متعهد با ثبت تاریخچه فعالیت آنان و ... که به راحتی می توانید با مراجعه به این فرم و مشاهده سوابق ثبت شده، اطلاعات مهمی را در دسترس داشته باشید.

روش ثبت تاریخچه بصورت دستی:

ابتدا از مسیر افراد ⇤ مدیریت افراد را باز می کنیم.

1و2- مشاهده تاریخچه

فرد مورد نظر را انتخاب و روی آن راست کلیک می کنیم. گزینه مشاهده تاریخچه را می زنیم.

1- افزودن

گزینه افزودن را انتخاب می کنیم.

2- نوع تاریخچه

بسته به تاریخچه ای که می خواهیم برای فرد ثبت کنیم، نوع تاریخچه و زیرنوع را انتخاب می کنیم.
انواع تاریخچه‌ها به این شرح است:
افراد - سفارشات - آیتمهای سفارش - تماس‌ها - ارسال ایمیل
در صورت انتخاب نوع "تماس‌ها" یک فیلد شماره تماس هم نمایش داده می‌شود.

3- نوع و شناسه مرجع

این فیلدها نشان دهنده مرجع دقیق تاریخچه می باشد. از نوع مرجع می توان گزینه هایی مثل سفارشات، افراد، اسناد حسابداری، حساب و صندوقها و بسیاری موارد دیگر انتخاب کرد و شناسه مرجع همان شناسه مربوط به نوع مرجع است که تاریخچه بر اساس آن ثبت می شود. مثلا برای سفارشات شناسه سفارش یا برای افراد شناسه فرد و ... ثبت می شود. با وارد کردن درست شناسه و نوع مرجع، پس از تایید فرم، در قسمت شرح مرجع، مشخصات کامل نوع مرجع نمایش داده می شود. مثلا نام فرد برای افراد یا عنوان و شناسه های سفارش برای نوع مرجع سفارشات.

4- توضیحات

مهمترین بخش درج تاریخچه است که اطلاعات کامل تاریخچه در آن قرار می گیرد. اطلاعاتی مثل شرح کامل مورد، فردی که پاسخگوی مشتری بوده، کاربری که انجام دهنده سفارش بوده و حتی شرح کامل رویداد مشتری یا جزئیات کامل مطرح شده در این قسمت درج می‌شود.

5- تایید

پس از ثبت تمام موارد، تایید کرده و تاریخچه ثبت می شود.

مشاهده تاریخچه

برای مشاهده تاریخچه از اطلاعات پایه ⇤ مدیریت تاریخچه‌ها استفاده می شود. در این فرم فیلترهایی برای جستجوی تاریخچه ها قابل استفاده است.

1- متن جستجو

می توان با درج عبارت مورد نظر در این فیلد، آن را در متن توضیحات تاریخچه ها جستجو نمود. نکته قابل توجه این است که این فیلد فقط در توضیحات جستجو می شود و به فیلدهای دیگر مرتبط نیست.

2- نوع مرجع

این فیلدها همان هایی هستند که موقع ثبت تاریخچه، مقداردهی می شوند و با تعیین این موارد، جستجو فیلتر می شود.

3- بازه تاریخ

می توان با استفاده از این فیلدها، بازه تاریخی برای جستجو معین کرد. با فعالسازی گزینه در نظر نگرفتن، فیلتر تاریخ لحاظ نخواهد شد.

4-جستجو

پس از تعیین فیلترهای مورد نیاز و انتخاب دکمه جستجو، تاریخچه های مورد نظر جستجو می شوند.

تاریخچه تماس ها

این فرم در مسیر اطلاعات پایه ⇤ مدیریت تماسها قابل دسترسی است و همان امکانات مدیریت تاریخچه ها را داراست با این تفاوت که با باز کردن فرم، در نوع تاریخچه بصورت پیش‌فرض تماس ها انتخاب شده است.

نکات مهم

1- تاریخچه ثبت شده به هیچ عنوان قابل حذف شدن نیست ولی قابل ویرایش شدن می باشد. این مورد برای تاریخچه هایی که به صورت اتوماتیک با تماس مشتری در نرم افزار ثبت می شود هم صدق می کند.
2- کاربر ثبت کننده تاریخچه نیز در تاریخچه درج خواهد شد.هر کاربر می تواند تاریخچه ثبت شده کاربر دیگر را ویرایش نماید.
3- تنها مواردی که در تاریخچه قابل ویرایش نیستند دو ستون تاریخ ثبت و شناسه (مربوط به خود تاریخچه) می باشد.
4- تاریخچه ثبت شده توسط کالرآیدی برای تماس ورودی در ابتدای تماس و برای تماس خروجی، پس از قطع شدن ارتباط، ثبت می شود.